Professionnel ou non, le syndic est chargé de gérer certains aspects de la copropriété. Alors comment choisir le bon syndic de copropriété ?
Garant de la bonne gestion de la copropriété, le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. Il est donc l’un des organes essentiels de la copropriété, qui ne doit pas se retrouver sans syndic. Alors comment être certain de choisir le bon syndic de copropriété ? Sur quels critères se baser et quels éléments vérifier ?
Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?
Le syndic représente le syndicat de copropriété, c’est-à-dire l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble. L’une de ses missions principales consiste à administrer l’immeuble : il s’occupe du recouvrement des charges, de la déclaration des éventuels sinistres, du suivi de l’entretien et des travaux effectués dans l’immeuble… Il veille également à la bonne exécution des décisions votées lors de l’assemblée générale des copropriétaires.
Le syndic de copropriété (lien vers article) peut être une personne physique ou morale, un syndic professionnel ou bénévole. En effet, et conformément à la loi du 10 juillet 1965, le syndic de copropriété peut prendre différentes formes :
- le syndic bénévole : cette mission peut être confiée à un copropriétaire bénévole ou à une coopérative de copropriétaires (syndic coopératif). Le syndic bénévole n’a pas à justifier de l’obtention d’un diplôme ou d’une expérience particulière ;
- le syndic professionnel : il peut s’agir d’une personne physique ou morale. Selon la loi Hoguet, le syndic professionnel doit justifier d’une garantie financière, être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle, posséder une carte professionnelle « Syndic de copropriété », et ne pas souffrir d’interdictions ou d’incapacités, ou de l’interdiction d’exercer une profession réglementée.
Qu’il soit professionnel ou bénévole, le syndic doit ouvrir un compte bancaire ou postal dédié à cette activité, au nom de la copropriété.
Comment choisir le bon syndic de copropriété ?
Pour être certain de choisir le bon syndic de copropriété, prenez en compte certains éléments et réfléchissez en amont à plusieurs aspects. Comment s’assurer que la société ou la personne choisie est qualifiée ? Quelles sont les qualités d’un bon syndic ? Et quelle sera l’étendue de sa mission dans votre immeuble ?
Quelles sont les qualités d’un bon syndic ?
Pour assurer toutes ses missions, le syndic doit avoir des compétences en matière administrative, comptable, financière et juridique. Mais en plus de toutes ces compétences techniques, il doit également posséder certaines qualités. Il doit être rigoureux, savoir s’organiser, être patient et savoir parfois s’imposer. Ces qualités sont effet indispensables à la mise en place de médiations et à la résolution d’éventuels conflits.
Un bon syndic de copropriété doit aussi être accessible, disponible et à l’écoute. Chargé de veiller à la bonne administration de l’immeuble, il doit d’abord être facile à joindre (par téléphone ou par mail). Il doit ensuite être réactif, et répondre systématiquement aux demandes des copropriétaires dans les 24 à 48 heures.
D’autre part, et pour rester facilement joignable, il est préférable qu’il gère un portefeuille d’immeubles raisonnable. S’il est trop souvent sollicité, il pourra avoir tendance à se laisser déborder. Il doit également se situer près de l’immeuble, pour pouvoir se rendre sur place régulièrement, et facilement. Le métier de syndic reste en effet un service de proximité. Pour vous assurer des qualités d’un syndic de copropriété, vous pouvez facilement vérifier sa réputation et son professionnalisme grâce au bouche-à-oreille.
Depuis 2015, les syndics de copropriété doivent mettre à disposition des copropriétaires un extranet. Cette interface leur permet de consulter facilement les documents relatifs à la gestion de l’immeuble (procès-verbaux d’assemblée générale, écritures comptables, ordres d’intervention…). Pour être certain de choisir un syndic compétent et professionnel, n’hésitez pas à lui demander de vous faire la démonstration de son extranet.
Identifier les besoins de votre copropriété
En plus de posséder certaines qualités, votre syndic de copropriété doit correspondre à vos attentes et aux besoins précis de votre immeuble. En effet, il n’est par exemple pas utile de faire appel à une importante structure pour gérer une petite copropriété, comportant simplement deux lots. En revanche, s’il s’agit d’une copropriété composée de plusieurs dizaines de lots, il est recommandé de se tourner vers une société avec d’importants moyens.
Pour être certain de choisir un syndic adapté, vous devez définir les besoins de votre copropriété. Pour cela, dressez la liste de ses caractéristiques :
- le nombre de lots et de bâtiments (la taille de la copropriété) ;
- la date de construction de l’immeuble (résidence neuve ou immeuble ancien) ;
- l’existence de certaines spécificités juridiques (Immeuble de bureaux, ERP – Établissement Recevant du Public, Immeuble de Grande Hauteur, présence d’une ASL / AFUL) ;
- la présence de jardins et autres espaces verts ;
- la présence d’équipements communs ;
- des travaux à venir, plus ou moins importants, et prévus à plus ou moins court terme (ravalement de façades, rénovation énergétique…) ;
- le nombre et le montant des éventuels impayés ;
- l’existence de procédures contentieuses.
En fonction de tous ces éléments, et de l’ampleur de la mission du syndic de copropriété (lien vers page), vous choisirez de confier l’administration de votre immeuble à une petite structure ou à une grande société. Un syndic professionnel peut gérer entre 30 à 45 copropriétés, réparties sur environ 1500 lots. Pensez toujours à vérifier la capacité financière de votre syndic et sa souscription à une assurance responsabilité civile professionnelle.
Vérifier les clauses du contrat et les tarifs du syndic
Après sa nomination, et pour encadrer sa mission, un contrat type de syndic est conclu entre le syndic et le syndicat de copropriétaires, pour trois ans maximum (toute clause contraire serait nulle). Ses clauses sont encadrées par le décret du 26 mars 2015. Le contrat de syndic doit comporter plusieurs informations : la durée du mandat, ses conditions d’exécution, la rémunération du syndic…
Payés avec les charges de copropriété, les honoraires du syndic sont strictement encadrés, et votés par l’assemblée des copropriétaires. Sa rémunération est composée d’honoraires forfaitaires (pour l’administration et la gestion courante de l’immeuble : tenue de l’assemblée générale sur une plage horaire définie, visites de la copropriété, frais administratifs, gestion des sinistres), et d’honoraires spécifiques réglementés.
Facturés en supplément, ces honoraires spécifiques doivent correspondre à certaines prestations particulières, définies de manière exhaustive et restreinte par le décret du 26 mars 2015 (suivi des travaux, tenue d’une assemblée générale extraordinaire…). Avant de signer le contrat avec votre syndic, vérifiez que toutes ses clauses correspondent bien à la loi. Vous pouvez aussi prévoir une clause de révision annuelle des tarifs.
Enfin, pour être certain de choisir le meilleur syndic de copropriété, n’hésitez pas à demander des devis à plusieurs syndics. Cela vous permet de comparer leurs tarifs et leurs prestations, et de faire jouer la concurrence. Vous pouvez également vous rapprocher d’un courtier en syndic de copropriété.
Comment nommer le nouveau syndic ?
Une fois le syndic de copropriété choisi parmi les syndics professionnels ou les copropriétaires bénévoles, il doit être élu par l’assemblée générale des copropriétaires (le vote est inscrit à l’ordre du jour). L’élection du syndic nécessite l’obtention d’une majorité absolue, c’est-à-dire de la majorité des voix de tous les copropriétaires du syndicat. Cette majorité est aussi nécessaire pour approuver le contrat de mandat du syndic.
Le syndic est élu pour une durée déterminée par l’assemblée. Son mandat est plafonné à trois ans et peut être renouvelé indéfiniment. Ce renouvellement doit également être voté en assemblée générale à la majorité absolue. Les fonctions du syndic prennent fin par non-renouvellement de son mandat, par démission ou par révocation devant les tribunaux. Un changement de syndic peut alors intervenir.
