Bien préparer son assemblée générale de copropriété

Bien préparer son assemblée générale de copropriété

Vous êtes propriétaire d’un logement en copropriété ? Une fois par an, vous devrez assister à une assemblée générale de copropriété. En cas d’absence de syndicat professionnel, vous serez même peut-être amené à constituer votre propre syndicat bénévole. L’organisation de l’assemblée générale sera donc de votre ressort. Dans les deux cas, il est essentiel de bien comprendre les enjeux de ce rendez-vous annuel et de connaître vos droits et devoirs.

Voici notre guide complet pour bien préparer son assemblée générale de copropriété ! En prime dans cet article ? Une check-list pour ne rien oublier et devenir incollable sur le sujet.

L’assemblée générale de copropriété : qu’est-ce que c’est ?

Avant d’y assister ou de l’organiser, il est essentiel de bien comprendre le concept de l’assemblée générale de copropriété et les différents acteurs qui la composent.

Un moment de prise de décisions

Vous ne savez pas ce qui est attendu de vous lors d’une assemblée générale de copropriété ? Le statut de la copropriété est fixé par la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. Vous retrouverez ainsi dans ce texte des informations importantes concernant la gestion en copropriété et ce qui peut être décidé au cours de l’assemblée générale annuelle.

Mais il est essentiel de savoir que le fonctionnement de la vie de la copropriété est régi par des votes et des prises de décisions concernant :

  • les actes d’administration (travaux à réaliser, souscription de contrats d’assurance habitation…) ;
  • les actes de disposition (acquisition ou cession de parties communes) ;
  • l’élection du syndic et du conseil syndical.
  • Et surtout, approuver les comptes du syndicat des copropriétaires présentés par le syndic.

Mais qui doit être présent lors d’une assemblée générale ?

Qui participe à cette assemblée ?

Lors de l’assemble générale, trois entités et parties prenantes seront présentes :

  • les copropriétaires, en tant que membres du syndicat des copropriétaires ;
  • le syndic de copropriété (représenté par un professionnel ou par un copropriétaire) qui s’occupe des finances et de la gestion des parties communes en coordination avec le conseil syndical ;
  • les copropriétaires membres du conseil syndical, ils sont au moins 3 dont le président qui assiste et contrôle le syndic de copropriété.

À noter qu’une assemblée générale extraordinaire peut exceptionnellement être organisée (sinistre, travaux urgents…). Une convocation sera, là encore, nécessaire.

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La check-list du copropriétaire avant une assemblée générale de copropriété

Vous ne savez pas quoi faire pour préparer votre assemblée générale de copropriété ? Voici la liste des indispensables auxquels vous devez penser.

Bien lire l’ordre du jour de la convocation à l’assemblée générale de copropriété

Les propriétaires ont le droit et le devoir de se tenir informés des règles et des décisions relatives à la copropriété. C’est même vivement conseillé pour les propriétaires bailleurs qui ont un logement en location, notamment afin d’informer leurs locataires dont ils restent responsables vis-à-vis du syndicat des copropriétaires.

Il est donc primordial de lire attentivement la convocation envoyée par le syndic de copropriété, au minimum 21 jours avant le jour J. Celle-ci est adressée par voie recommandée avec avis de réception, soit sous format papier soit, depuis quelques années et après demande express des copropriétaires concernés, par voie électronique.

Elle comporte un ordre du jour et différentes annexes (état des dépenses, synthèse dite SRU reprenant les différentes annexes comptables : dépenses sous forme d’agrégats, budget proposé par le syndic, soldes des copropriétaires à la date de fin de l’exercice approuvé), devis relatifs aux travaux, propositions de contrats de maintenance ou d’assurance, et le fameux contrat de syndic établi par décret …). 

Cet ordre du jour reprend les questions qui feront l’objet d’un vote durant l’assemblée selon des majorités requises distinctes entre les types de décisions à prendre (Unanimité, majorité des ⅔, majorité absolue, majorité simple). Eh oui, prendre des décisions, ce n’est pas simple. Votre syndic reste votre référent pour établir le type de majorité par type de décision.

Préparer ses arguments

Sachez néanmoins que les décisions concernant l’entretien courant de la copropriété (entretien des parties communes, de l’ascenseur…) seront prises à la majorité simple de l’article 24. Et, par entretien courant, le ravalement de la façade rue et la réfection de la couverture entrent clairement dans cette catégorie, malgré un budget élevé de 150 000 euros HT.

En revanche, les décisions impliquant l’installation d’un nouvel équipement (système de sécurité ou système d’accès, nouvel ascenseur, …) devront être prises à la majorité absolue (article 25). En effet, cela implique des charges d’entretien complémentaires à terme. Il est à noter qu’il y a encore quelques années, il était nécessaire d’avoir une majorité des ⅔ .  

Chacun peut s’opposer à une décision qu’il considérerait inutile ou prématurée, notamment quand on constate les coûts que cela implique pour la collectivité et, in fine, sur l’appel de fonds de chacun. 

Enfin pour des décisions encore plus importantes (modificatif du règlement de copropriété, par exemple), c’est la double majorité ou l’unanimité qui s’applique.

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Soumettre ses questions à l’avance

Saviez-vous que vous avez la possibilité d’ajouter des questions à l’ordre du jour d’une assemblée générale des copropriétaires ? Faites-le en revanche le plus tôt possible afin qu’elle puisse parvenir au syndic avant sa convocation à l’assemblée générale. Surtout si le point abordé est complexe et implique plusieurs navettes entre vous et lui.

En termes de formalisme, il vous faut vous fendre d’une lettre recommandée avec avis de réception afin que celle-ci soit prise en compte par le syndic. Cependant, attention, ce n’est pas au syndic de rédiger votre résolution. Il est nécessaire d’adresser un projet de résolution clair et documenté avec les pièces nécessaires qu’il placera en annexes, dans la convocation. 

Après, il s’agit également de travailler en bonne intelligence avec le syndic pour qu’il vous conseille sur la manière de présenter votre projet de résolution et qu’il vous indique les pièces à joindre. 

Anticiper une absence en désignant un mandataire

Vous ne pouvez pas assister à l’assemblée générale de copropriété ? C’est parfois le cas pour les propriétaires bailleurs mais également des copropriétaires occupants dont l’emploi du temps est particulièrement chargé. Depuis le 4 juillet 2020, pour faire face aux problématiques relatives à la crise sanitaire, le vote à distance est possible grâce à un formulaire fourni avec l’ordre du jour. Ce format n’est pas encore très adapté à la réalité du terrain.

Le mieux est souvent de confier son pouvoir à un membre du conseil syndical qui a suivi les sujets de la copropriété et, surtout, qui s’investit à titre bénévole pour travailler de concert avec le syndic. 

Le mandat que vous fournirez reprendra certaines informations essentielles : nom, adresse et le nombre de voix dont vous disposez pour le vote. Chacun des copropriétaires bénéficie, comme évoqué plus haut, d’une quote-part du syndicat des copropriétaires, exprimée en tantièmes ou millièmes.

Bien vérifier les comptes de la copropriété

Au cours de l’assemblée générale, les copropriétaires devront voter sur l’approbation des comptes de l’exercice passé et le budget de l’année en cours, ainsi que le budget de l’exercice comptable à venir. 

Comme toute décision, elle doit être prise sur le fondement de données rationnelles. Les comptes de l’immeuble ont été contrôlés, au préalable, par le conseil syndical soit dans les locaux du syndic, soit en ligne. 

Le contrôle des comptes est un exercice nécessaire car, comme pour tout, la perfection n’existe pas. Même si les nouveaux outils, dont Door-In, permettent de limiter les erreurs d’imputation entre bâtiment A et bâtiment B, ou l’absence de justificatifs à telle ou telle ligne de dépense, il est indispensable qu’un œil externe qui connaît également la configuration du bâtiment contrôle ces comptes.

De fait, des fonds ayant été avancés au syndic, il est important de vérifier la bonne affectation des comptes grâce aux différentes pièces justificatives détenues par le syndic.

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Organiser une assemblée générale sans syndic de copropriété professionnel

Le syndic qui assure la gestion d’une copropriété peut être professionnel ou non. Un syndic bénévole ou coopératif peut, en effet, assurer le même rôle et proposer les mêmes services.

Dans le premier cas, c’est un copropriétaire qui organise l’assemblée générale de copropriété. Dans le second, ce sont les copropriétaires choisis parmi les membres du conseil syndical. Des fonctionnements qui peuvent être intéressants pour les petites copropriétés. Voici les conseils et étapes pour réussir l’organisation de votre assemblée générale de copro.

Choisir la date et le lieu de l’assemblée générale

Toute préparation d’une AG passe par le choix d’un lieu. Celui-ci doit être accessible et suffisamment grand.

La date et l’heure ont également leur importance. En particulier si certaines décisions à voter nécessitent une approbation de tous, donc la majorité absolue. Il est également essentiel de l’organiser 6 mois maximum après la clôture de l’exercice comptable de l’année passée.

Préparer un ordre du jour

L’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriétaires doit être le plus détaillé possible. Il reprendra toutes les questions soumises au vote. N’oubliez pas également d’ajouter tous les documents nécessaires à la prise de décision.

Convoquer une assemblée générale de copropriété

La première chose à faire est, bien entendu, de tenir à jour la liste des copropriétaires. À noter qu’en cas de décès, la procédure requiert une recherche des héritiers pour la leur faire parvenir.

La convocation sera ensuite envoyée 21 jours minimum avant le début de la réunion par l’un des moyens suivants :

  • lettre recommandée avec accusé de réception ;
  • fax avec récépissé ;
  • en main propre avec reçu ;
  • e-mail.

Vous connaissez maintenant les différentes étapes à réaliser avant une assemblée générale de copropriétaires, que vous soyez organisateur ou non. Un compte rendu ou procès-verbal sera réalisé à l’issue par vous ou une personne que vous aurez désignée.