Composé de l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble, le syndicat de copropriété se réunit obligatoirement au moins une fois par an, à l’occasion d’une assemblée générale. Alors en quoi consiste cette réunion ? Comment se déroule-t-elle ? Et quel est le rôle de l’assemblée générale des copropriétaires ?
L’assemblée générale est l’instance qui réunit l’ensemble des copropriétaires pour prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. C’est notamment à l’occasion de cette réunion que les copropriétaires votent les travaux à engager dans leur immeuble.
Convocation et ordre du jour
L’organisation de l’assemblée générale des copropriétaires obéit à des règles précises. Tout d’abord, elle doit obligatoirement avoir lieu au moins une fois par an.
Représentant légal du syndicat des copropriétaires, le syndic convoque chaque copropriétaire de manière individuelle au moins 21 jours avant chaque réunion (sauf urgence ou disposition contraire dans le règlement de copropriété), par lettre recommandée. Le syndic doit également indiquer la date de la prochaine assemblée générale par voie d’affichage. Il informe les copropriétaires de leur droit à demander à ce que certaines questions soient inscrites à l’ordre du jour.
La réunion peut également être demandée par le conseil syndical, ou par un ou plusieurs copropriétaires (ils doivent représenter au moins 1/4 des voix de l’ensemble des copropriétaires, sauf si le règlement de copropriété en dispose autrement). Même s’il n’est pas à l’initiative de l’assemblée générale à venir, c’est au syndic de copropriété de convoquer l’assemblée générale. S’il ne s’exécute pas après mise en demeure, le conseil syndical peut s’en charger. La convocation de l’assemblée générale peut également être demandée par tout copropriétaire, devant le tribunal.
Un ordre du jour est fixé avant la tenue de l’assemblée générale. Rédigé et tenu par le syndic, ce document reprend l’ensemble des questions à aborder et à voter à l’occasion de l’assemblée, de manière claire et précise. Le conseil syndical ou tout copropriétaire peut demander au syndic d’ajouter une ou plusieurs questions à l’ordre du jour de la future assemblée générale. Si un point non inscrit à l’ordre du jour peut être discuté en assemblée générale, il ne peut néanmoins pas faire l’objet d’un vote.
Mise à disposition de documents
La convocation à l’assemblée générale doit comporter certaines informations (lieu, date et heure, ordre du jour et questions soumises à délibération, modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété).
Selon la nature des questions à l’ordre du jour, certains documents doivent parfois être obligatoirement adressés aux copropriétaires, avant l’assemblée générale (par exemple, les documents comptables et financiers s’il s’agit d’approuver les comptes annuels, les projets de contrats s’il s’agit de voter des travaux…). D’autres documents doivent être notifiés à chaque propriétaire, à titre d’information (les 5 annexes comptables, l’état détaillé des sommes perçues par le syndic pour sa rémunération…).
Avant la tenue de l’assemblée générale, le syndic doit tenir à la disposition de chaque copropriétaire les pièces justificatives des charges de copropriété, classées par catégories.
Déroulement de l’assemblée générale
L’assemblée générale des copropriétaires a habituellement lieu dans la ville de l’immeuble en copropriété, sauf si le règlement de copropriété prévoit un autre lieu. La réunion peut se tenir au sein de la copropriété ou dans les locaux du syndic de copropriété. L’assemblée générale peut également avoir lieu dans tout autre endroit situé dans la zone géographique visée.
Qui participe à la réunion ?
Les copropriétaires peuvent participer à la réunion physiquement, en visioconférence, en audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique (leur identité doit néanmoins pouvoir être vérifiée). Les frais de la mise en œuvre de ces moyens de communication sont supportés par le syndicat de copropriétaires.
Les personnes présentes aux assemblées générales sont :
- les copropriétaires ou leur mandataire : le mandataire peut être membre ou non du syndicat de copropriétaires. Il ne peut pas s’agir du syndic, ni de l’un de ses proches ou de ses salariés ;
- le syndic de copropriété : il assure en général le secrétariat de la réunion ;
- le président ;
- éventuellement un ou plusieurs scrutateurs ;
- éventuellement des observateurs extérieurs : les locataires ne peuvent participer aux assemblées générales que via des associations de locataires, affiliées à une organisation agréée. Ils peuvent formuler des observations, mais ne peuvent pas voter. Après avoir obtenu l’accord des membres du syndicat, une personne extérieure peut également assister à l’assemblée générale (un artisan, un architecte, un avocat ou le futur acquéreur d’un lot de copropriété par exemple).
Une feuille de présence indique les nom, domicile et nombre de voix de chaque copropriétaire. Elle permet également de mentionner l’éventuel retard ou le départ anticipé de l’un des participants. Certifiée exacte par le président de séance, elle est annexée au procès-verbal.
Comment sont votées les décisions ?
La réunion de l’assemblée générale des copropriétaires est l’occasion de voter certains points et de prendre certaines décisions relatives à la gestion et à l’administration de la copropriété :
- désignation du syndic (bénévole ou professionnel) ;
- élection des membres du conseil syndical ;
- modification de certaines dispositions du règlement de copropriété ;
- établissement du budget prévisionnel de l’année à venir ;
- travaux à réaliser dans l’immeuble et souscription des contrats ;
- acquisition ou cession d’une partie commune :
- …
Les règles de vote diffèrent selon la nature de la décision à prendre. Pour les questions relatives à l’administration générale et à l’entretien courant de la copropriété, le vote se fait à la majorité simple. Pour les questions relatives à la désignation ou à la révocation du syndic, ou concernant des travaux de transformation de l’immeuble, le vote se fait à la majorité absolue. La modification du règlement de copropriété suppose enfin la double majorité des voix (ou l’unanimité).
Par écrit ou à main levée, tous les copropriétaires présents ou représentés votent. Chacun a un nombre de voix proportionnel à sa quote-part exprimée en tantièmes (souvent en millièmes).
Le procès-verbal de l’assemblée générale
À l’issue de l’assemblée générale (au plus tard dans les 8 jours qui suivent la réunion), le syndic de copropriété rédige un procès-verbal des décisions. Il doit être signé par le président de séance, par le secrétaire et par les éventuels scrutateurs. La feuille de présence y est annexée. Chaque procès-verbal est ensuite inscrit dans un registre dédié, tenu par le syndic de copropriété (parfois sous forme électronique).
Le procès-verbal mentionne notamment le résultat du vote de chaque question à l’ordre du jour de l’assemblée générale, les noms des propriétaires qui se sont opposés ou abstenus, les réserves formulées par les opposants, les éventuels incidents techniques ayant empêché certains copropriétaires de voter…
La notification du procès-verbal aux copropriétaires n’est pas obligatoire. En revanche, chaque copropriétaire peut obtenir une copie ou un extrait du procès-verbal, sur simple demande.
Tout copropriétaire peut contester une décision d’assemblée générale, par une action judiciaire. Il dispose de deux mois à compter de la notification du procès-verbal, pour porter sa demande devant le tribunal de grande instance du lieu de situation de l’immeuble.
