Le syndic joue un rôle important dans la gestion d’un bien immobilier. C’est ce professionnel qui s’occupe de la gestion de la copropriété au quotidien et qui met en œuvre les décisions prises par l’ensemble des copropriétaires lors des Assemblées générales. Si vous décidez de changer votre syndic de copropriété, le choix du nouveau cabinet doit faire l’objet d’une étude approfondie. Voici 6 critères à prendre en compte pour bien choisir votre nouveau syndic.
Renseignez-vous sur la méthode de travail au sein du cabinet
Un conflit entre voisins ? Un problème dans les canalisations ? Il peut parfois se produire des situations qui exigent une résolution efficace et rapide. La plus grande insatisfaction réside parfois dans le manque de réactivité des syndics traditionnels et dans la nécessité de devoir les relancer systématiquement en cas de problème. Une situation qui n’est pas tolérable, surtout lorsqu’il s’agit de dossiers urgents.
Les syndics traditionnels peuvent parfois gérer jusqu’à 55 immeubles. Ces syndics sont donc très souvent débordés. Une meilleure organisation au sein d’une équipe de syndic soulage énormément la charge de travail du conseil syndical. Pour s’assurer de la disponibilité et du professionnalisme de votre futur syndic dans le temps, il suffit simplement de l’interroger sur son fonctionnement et ses méthodes de travail.
Voici quelques questions dont les réponses vous permettront d’avoir une idée sur les méthodes de travail au sein de votre nouveau syndic :
- Quelle est l’organisation de l’équipe de comptabilité et de l’équipe de gestion ? D’après les informations fournies par le Service public, on compte au minimum 3 membres au sein d’une équipe de syndic,
- Combien d’immeubles gère un gestionnaire du syndic ? Cette question permet d’avoir une idée sur la disponibilité de votre futur référent,
- Quels sont les experts qui composent vos équipes de gestion courante ? Il peut s’agir des experts en comptabilité, en construction ou en droit juridique. Plus vous avez d’experts dans différents domaines, plus vous avez l’assurance que votre nouveau syndic est bien organisé.
Pour finir, un syndic bien organisé dispose des équipes compétentes, ultra-réactives et proches de ses clients. Si votre nouveau syndic rassemble ces qualités, vous êtes alors sur la bonne voie.
Vérifiez la réputation de votre nouveau syndic
Pour bien choisir votre nouveau syndic, il est également important de vérifier sa réputation ainsi que les avis des clients en ligne. Les syndics se montrent généralement réactifs et disponibles lorsqu’ils sont démarchés par des prospects. Le syndic peut être compétent pour gérer la résidence, mais encore faut-il qu’il soit transparent, autrement dit, honnête.
La justice et la presse se font souvent le relai de scandales auprès des syndics en ce qui concerne des détournements de fonds des copropriétaires, parfois importants. Pour être sûr de faire le bon choix, il est impératif de recueillir des informations sur le cabinet pressenti pour gérer la résidence et le patrimoine de ses habitants. Une tâche qui peut parfois s’avérer plus compliquée qu’il parait à cause de la mauvaise foi de certains dirigeants de syndic.
Pour vérifier la réputation des acteurs du marché, vous avez le choix entre plusieurs options. Vous pouvez par exemple consulter les avis et les notes des clients du cabinet pressenti sur internet. Là encore, il convient de faire la distinction entre les avis de complaisance et les analyses objectives. Vous devez également savoir distinguer les faux avis de ceux motivés par un sentiment de revanche ou de ceux émanant des concurrents. Un copropriétaire poursuivi par un syndic pour non-paiement de ses charges peut ainsi laisser un avis négatif sur la plateforme de ce dernier à titre de représailles.
En passant par un professionnel issu de métiers de syndic, vous pouvez bénéficier d’une connaissance des cabinets transparents et ceux qui ne le sont pas réellement. Ce professionnel vous aidera en effet à avoir une idée de la réputation et de la conformité juridique du syndic. Grâce aux différents éléments récoltés, vous pouvez d’ores et déjà faire une première sélection.
Renseignez-vous sur les outils utilisés par le syndic
Selon l’IFOP, 67 % des Français pensent que les syndics utilisent des outils de travail obsolètes. Ces outils n’offrent pas, en général, une gestion rapide et efficace de la résidence. Pour bénéficier de services de qualité, il est donc nécessaire de choisir un syndic qui utilise des outils modernes capables de suivre facilement les actualités de votre copropriété. Ceci permet en effet d’avoir un accès facile aux données de votre résidence.
Depuis le décret du 23 mai 2019, mis en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018, les syndics de copropriété ont des obligations de transparence et de partage envers leurs clients. Ils sont en effet tenus de mettre en place une plateforme à disposition des copropriétaires. Cet espace sécurisé en ligne doit notamment inclure :
- les appels d’offres en cours,
- les documents relatifs à la comptabilité,
- le suivi des sinistres, ainsi que le contrat d’assurance de l’immeuble conclu par le syndic au nom de syndicat des copropriétaires en cours de validité,
- le carnet d’entretien de l’immeuble ainsi que les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours,
- les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité,
- les différentes notes informatives, etc.
Si certains syndics se contentent d’afficher les informations minimums sur cet espace sécurisé en ligne, d’autres en revanche mettent tout en œuvre pour offrir les données nécessaires au suivi optimal de la vie de la copropriété. Pour bien choisir votre syndic, il est donc indispensable de vérifier si celui-ci offre les outils nécessaires pour suivre toute l’activité de votre copropriété.
Lorsque ceci est le cas, n’hésitez pas à demander aux syndics qui vous intéressent une démonstration de leurs plateformes pour les comparer. Vous éviterez ainsi de passer plusieurs appels dans la même journée en cas de problème dans votre copropriété.
Interrogez-vous sur les modalités d’intervention des prestataires
Un point important à ne pas négliger dans le choix de votre syndic de copropriété reste les modalités d’intervention des prestataires. Si vous souhaitez privilégier un syndic qui agit rapidement dans votre intérêt, il est nécessaire de s’interroger sur la méthode de sélection des prestataires appliqués par ce dernier. Ceci est d’autant plus important, car les syndics n’ont pas l’habitude de mettre en concurrence les différents prestataires de services, préférant travailler avec leur réseau habituel.
On constate généralement avec ces syndics qu’il y a un réel manque d’intérêt envers la copropriété. Ces derniers ne sont pas toujours en mesure de bénéficier du meilleur rapport qualité-prix et de l’efficacité nécessaire pour des prestations de qualité. Pour s’assurer la réactivité des prestataires et donc d’un syndic qui répond le mieux à vos attentes, il est impératif de se poser les bonnes questions.
Pour commencer, vous devez vous assurer que le syndic choisi effectue des appels d’offres. Ensuite, il faudra s’interroger sur les critères sur lesquels se base le syndic pour choisir ses artisans. D’autre part, il est également nécessaire d’avoir une idée sur les conditions de recrutement des prestataires. Vous devez en effet savoir s’ils sont conseillés ou imposés par le nouveau syndic. Il est également impératif de se poser les questions suivantes avant de changer votre syndic :
- Faites-vous valider les devis au conseil syndical ?
- Quelle est votre plus-value ?
- Acceptez-vous de travailler avec nos sociétés de services habituelles et avec nos artisans ?
Le fait de changer de syndic ne signifie pas nécessairement qu’il faudra changer de fournisseurs de services existants. Iil est même conseillé de continuer à collaborer avec les fournisseurs de services compétents qui ont d’ores et déjà une bonne connaissance de la résidence. Quoi qu’il en soit, ces décisions doivent faire l’objet d’un échange entre le syndic et le conseil syndical.
Vérifiez les modalités du contrat et la conformité juridique du syndic
Certains propriétaires découvrent lors du mandat du syndic certaines modalités qu’ils n’ont pas eu le temps de bien vérifier avant la signature du contrat. Ceci peut dans certains cas être une mauvaise nouvelle, notamment lorsque ces modalités ne s’adaptent pas nécessairement à vos objectifs ou ne correspondent pas aux besoins de votre copropriété. Pour éviter les mauvaises surprises, il est donc impératif de comparer l’ensemble des modalités des contrats proposés par tous les syndics avant de faire votre choix.
La loi ALUR a vocation à apporter plus de transparence et de clarté aux engagements qui unissent les syndics et les copropriétaires. Par exemple, selon la loi ALUR, tout syndic a l’obligation de détenir une carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI). Ceci sous réserve des assurances, des compétences et des garanties financières nécessaires.
La confiance n’excluant pas le contrôle, il est également nécessaire de vérifier la conformité juridique du nouveau cabinet de syndic pressenti avant de faire votre choix. Pour cela, il suffit de demander à votre nouveau syndic certains documents comme la Carte professionnelle, le KBIS ou encore l’attestation responsabilité civile professionnelle. Vous pouvez aussi demander à votre nouveau syndic le montant de la garantie financière (attestation loi Hoguet).
Un syndic ne peut être nommé que pour une durée de 3 ans maximum. Vérifiez donc bien la durée de votre contrat le stipule précisément, car toute clause contraire serait nulle. Tous ces points doivent être vérifiés avant de bien choisir le contrat de syndic qui sera mis à l’ordre du jour de l’AG et procéder à son élection.
Quel accompagnement lors du transfert de la copropriété ?
Pour bien choisir son nouveau syndic, il est important de se renseigner sur l’accompagnement proposé par le syndic pressenti pendant le transfert de la copropriété. La passation entre le nouveau syndic et l’ancien syndic doit se dérouler de la meilleure des manières pour assurer une bonne continuité de la gestion de votre logement. Vous devez donc savoir si le type de syndic choisi s’adapte parfaitement à votre copropriété.
Pour déceler le syndic qui assurera un bon transfert, n’hésitez pas à interroger les différents cabinets en course sur l’appel d’offres et leurs engagements. Il est aussi conseillé de faire jouer la concurrence entre syndics de copropriété pour vous faire une idée de leurs services et de leur capacité à assurer un bon transfert de la copropriétaire. Ceci vous aidera également à choisir un syndic qui propose des prestations adaptées à votre budget et à vos besoins.
Pour bien choisir votre nouveau syndic, vous devez également vérifier les éventuels frais exceptionnels. N’oubliez pas aussi de mentionner une clause de révision annuelle des tarifs. Cette clause figure normalement dans la plupart des contrats.
En suivant l’ensemble de ces conseils, le choix de votre nouveau syndic ne pourra être que simplifié.
