Représentant légal du syndicat des copropriétaires, le syndic est l’un des organes essentiels à la bonne gestion d’une copropriété. Une copropriété ne doit pas se retrouver sans syndic. Alors qu’est-ce qu’un syndic de copropriété exactement ? Quel est son rôle ? Et quelles sont ses principales missions ?
Le syndic, un acteur clé au sein de la copropriété
Plusieurs acteurs garantissent le bon fonctionnement d’un immeuble en copropriété. Formé de fait par l’ensemble des copropriétaires, le syndicat de copropriété veille à la bonne administration de l’immeuble, et prend les décisions qui concernent les parties communes et l’immeuble dans son ensemble.
Personne physique ou morale, professionnel ou bénévole, le syndic représente le syndicat de copropriété (il est son mandataire ou représentant légal). Conformément à la loi du 10 juillet 1965, il peut prendre différentes formes.
Le syndic professionnel
Le syndic de copropriété peut être un professionnel, personne physique ou morale (il s’agit en général d’une société).
Pour se voir attribuer ce rôle, le syndic professionnel doit répondre à certains critères (loi Hoguet) :
- justifier d’une garantie financière : accordée par une banque ou par un établissement de caution, elle permet d’assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite ;
- être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle ;
- posséder une carte professionnelle « Syndic de copropriété » : délivrée par la chambre de commerce et d’industrie (CCI), elle atteste de ses compétences en matière de gestion immobilière ;
- ouvrir un compte bancaire ou un compte postal au profit de la copropriété : ce compte doit être séparé de son compte personnel ;
- ne pas souffrir d’interdictions ou d’incapacités, ou de l’interdiction d’exercer une profession réglementée.
Un contrat type de syndic est mis en place entre le syndic et le syndicat de copropriétaires. Ce contrat mentionne notamment les honoraires du syndic. Strictement encadrés, ils sont votés par l’assemblée : à la majorité des voix de tous les copropriétaires ou, le cas échéant, à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés. Payée avec les charges de copropriété, sa rémunération comprend les honoraires forfaitaires (pour la gestion courante de l’immeuble) et les honoraires spécifiques réglementés (facturés en supplément).
Le syndic professionnel profite en général de larges compétences et d’outils performants, indispensables à la bonne gestion d’une copropriété.
Le syndic bénévole
Le rôle de syndic peut également être rempli par un copropriétaire bénévole (élu en assemblée générale parmi les copropriétaires), ou par une coopérative de copropriétaires sélectionnés parmi les personnes qui siègent au conseil syndical (on parle alors de syndic coopératif).
Si le syndic non professionnel remplit les mêmes fonctions qu’un syndic professionnel, il ne répond pas aux mêmes exigences. Sans avoir à justifier d’un diplôme ou d’une expérience particulière, il doit simplement :
- ouvrir un compte bancaire ou un compte postal dédié, au nom de la copropriété ;
- de manière facultative, être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle (en effet, sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d’un professionnel).
Comment le choisir ?
Qu’il soit professionnel ou non, la désignation du syndic de copropriété suit un processus bien encadré. C’est l’assemblée générale des copropriétaires qui élit le syndic. Elle peut le choisir parmi plusieurs syndics de copropriété professionnels, ou parmi les copropriétaires bénévoles.
Lorsqu’il s’agit d’opter pour un syndic professionnel, plusieurs offres de contrat doivent être mises en concurrence (c’est le conseil syndical qui se charge de cette étape). Le contrat de syndic doit comporter plusieurs informations : la durée du mandat, ses conditions d’exécution, la rémunération du syndic… Le vote a lieu au sein de l’assemblée générale. L’élection du syndic nécessite l’obtention d’une majorité absolue. Il est élu pour une durée déterminée, plafonnée à trois ans et renouvelable indéfiniment. Ce renouvellement doit être voté en assemblée générale à la majorité absolue.
Pour assurer l’ensemble de ses missions, le syndic doit avoir des compétences en matière comptable, financière, juridique et administrative. En plus de ses compétences techniques, il doit également posséder certaines qualités (rigueur, capacité d’organisation, patience, autorité…), indispensables à la mise en place d’éventuelles médiations et à la résolution de conflits.
Quelles sont ses attributions ?
Responsable de l’administration, de l’entretien et de la gestion de l’immeuble, le syndic de copropriété est chargé d’exécuter les mesures votées par les copropriétaires. Il a un rôle exécutif. Ses missions principales sont de tenir la comptabilité de la copropriété, de payer les factures et de préparer les assemblées générales à venir. Son activité est réglementée par la loi du 10 juillet 1965 relative au fonctionnement des copropriétés (article 18) et par la loi Hoguet du 2 juillet 1970 relatives aux professions immobilières.
La gestion administrative de la copropriété
La première attribution du syndic est de faire appliquer le règlement de copropriété par l’ensemble des habitants de l’immeuble (qu’il s’agisse des propriétaires ou des locataires). Il doit s’assurer que tous les occupants respectent les règles et les décisions prises par l’assemblée générale (c’est l’une de ses missions principales).
Le syndic doit ensuite administrer l’immeuble, assurer sa conservation, sa garde et son entretien. Il doit s’assurer que l’immeuble est en parfait état dans son ensemble, et gérer les travaux nécessaires sur les parties communes. Il tient à jour un carnet d’entretien, dans lequel il note tous les travaux effectués dans la copropriété (date, nature des travaux, livraison, entreprise…). Si certains travaux s’avèrent urgents et absolument nécessaires (notamment pour maintenir la salubrité de l’immeuble), le syndic peut prendre la décision de les engager, seul.
C’est également au syndic qu’incombe la tache de programmer l’assemblée générale annuelle des copropriétaires (au moins une fois par an). Assisté du conseil syndical, il prépare l’ordre du jour, convoque les copropriétaires, rédige le compte rendu et informe les habitants des décisions votées (envoi du procès-verbal).
Il doit obligatoirement organiser un vote en assemblée générale sur certaines questions :
- souscription du contrat d’assurance responsabilité civile du syndicat ;
- délégation de la gestion des archives du syndicat à une entreprise spécialisée ;
- signature de contrats éventuels avec une entreprise ou un prestataire avec lequel il entretient certains liens ;
- mise en place d’un système permettant d’accéder en ligne aux documents de la copropriété (espace sécurisé, accessible avec un code personnel).
Dans le cadre de la gestion administrative de la copropriété, le syndic doit tenir un journal des copropriétaires. Celui-ci reprend les coordonnées de chaque copropriétaire (état civil et domicile, adresse électronique si accord préalable) et la répartition exacte de chaque lot de copropriété. Il doit également réaliser et mettre à jour chaque année la fiche synthétique de la copropriété. Elle regroupe toutes les données financières et techniques essentielles, qui concernent la copropriété et son bâti (loi Alur).
En cas d’action en justice, le syndic assure enfin un rôle de représentation légale du syndicat de copropriétaires. C’est aussi lui qui recrute et congédie le personnel de la copropriété.
La gestion financière de la copropriété
La gestion financière et comptable de l’immeuble en copropriété est assurée par le syndic. Il doit d’abord établir le budget prévisionnel de la copropriété. C’est également à lui que revient la tâche de collecter les charges auprès des copropriétaires.
Le syndic doit ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat (sauf lorsque la copropriété compte 15 lots ou moins). Le titulaire du compte est le syndicat (c’est lui qui apparaît sur les relevés bancaires, et non le syndic). Toutes les sommes qu’il reçoit au nom ou pour le compte du syndicat de copropriétaires doivent être versées sur ce compte séparé, sans délai.
Il tient les comptes du syndicat avec une comptabilité d’engagement, aussi connue sous le terme de comptabilité « en partie double ». Cela signifie que chaque opération comptable est enregistrée par une écriture en deux temps : elle est simultanément notée au débit d’un compte et au crédit d’un autre compte (le montant du débit doit toujours être égal au montant du crédit).
Le syndic tient une liste des comptes numérotés, classés en 5 catégories différentes (ces 5 classes répondent à une nomenclature obligatoire) : les provisions, avances, subventions et emprunts (classe 1), les copropriétaires et comptes tiers (classe 2), les comptes financiers (classe 3), les comptes de charges (classe 4) et les comptes de produits (classe 5). Toutes les écritures comptables doivent obligatoirement comporter certaines mentions : libellé, date et lieu de facture, objet, date de l’appel de fonds. Une fois par an, les comptes du syndicat et leurs annexes sont soumis au vote des copropriétaires
