Comment réduire les frais liés à la gestion locative ? Explications.
La gestion locative fait aujourd’hui partie des services souvent proposés par les agences immobilières. L’agence gère la location du bien immobilier à la place de son propriétaire bailleur, qui se décharge ainsi de nombreuses contraintes. Pour rester compétitive, elle doit proposer des tarifs justes et raisonnables, qui restent évidemment rentables pour elle.
Alors comment optimiser le fonctionnement du service de gestion locative au sein de votre agence ? Existe-t-il des solutions pour réduire les frais liés à cette activité ? Et comment être certain de choisir la meilleure option ?
Définir le contenu et le montant de la prestation en amont
Pour que son activité de gestion locative soit à la fois attractive et rentable, l’agent immobilier doit commencer par bien définir les missions qui lui seront confiées dans le cadre de son mandat, ainsi que le montant de ses honoraires. Il est important de ne pas se laisser déborder par d’éventuelles tâches annexes. Si l’agent immobilier passe trop de temps à gérer des aspects non prévus dans le contrat de gestion locative initial, cela peut en effet réduire la rentabilité de son activité.
Quelles missions ?
Le contrat de gestion locative permet au propriétaire bailleur de se décharger de toutes les contraintes techniques, administratives et financières liées à la location de son bien immobilier, tout en profitant de certaines garanties.
Le mandat prévoit en général :
- la mise en location du bien immobilier : évaluation du montant du loyer, rédaction et diffusion de l’annonce, organisation des visites, étude des dossiers de candidature, sélection du locataire présentant les meilleures garanties, rédaction et signature du bail… ;
- la gestion locative courante : réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie, établissement des quittances et perception du loyer, des charges locatives et des charges de copropriété, révision du loyer et des charges, renouvellement du bail et congés, entretien du logement, assurance et gestion des sinistres (devis, suivi du chantier, règlement), paiement des taxes… ;
- l’assurance loyers impayés (démarches pour recouvrer les impayés), la gestion des contentieux, la remise en état du logement détérioré, la prise en charge des éventuelles pertes locatives (en cas de vacance locative).
Quelle rémunération ?
Si les frais de gestion locative varient d’une agence immobilière à l’autre (et en fonction de la localisation du bien), ils correspondent en général à 10 % TTC du montant du loyer. Le montant de la prestation dépend du nombre de missions confiées au gestionnaire dans le cadre de son mandat.
Les frais de gestion locative peuvent être calculés sur la base des loyers effectivement encaissés ou sur le loyer nu (ils sont alors dus, même en cas de loyers impayés).
Ces honoraires de gestion doivent être mentionnés de manière claire et non équivoque dans le mandat de gestion locative (conformément aux dispositions de la loi Hoguet).
Opter pour une solution de gestion locative en ligne
Les nouvelles technologies facilitent aujourd’hui la gestion de nombreuses tâches, dans presque tous les domaines.
Quelles fonctionnalités ?
S’adressant à tous les professionnels de la gestion immobilière, ces nouveaux outils numériques permettent de :
- automatiser certaines tâches et diminuer leur temps d’exécution : un logiciel de gestion locative en ligne permet par exemple de faire signer des documents à distance, d’automatiser l’envoi des avis d’échéance (pour le loyer et les charges), ou encore de générer automatiquement les quittances de loyer ou d’éventuelles relances ;
- faciliter le suivi de la comptabilité liée à l’activité de gestion locative : les loyers sont payés directement par le locataire en ligne (sur la plateforme dédiée), et ensuite facilement reversés aux propriétaires bailleurs (après prélèvement des frais de gestion). Ce système de paiement sécurisé permet notamment de limiter le risque d’erreurs de calcul ;
- améliorer les relations avec les clients (propriétaires et locataires) : collaborative, la plateforme de gestion locative est accessible par l’agent immobilier, le propriétaire bailleur et le locataire du logement. Chaque peut ainsi signer des documents en ligne (signature électronique sécurisée), suivre l’avancement de son dossier et consulter facilement ses documents (mandat de gestion, bail, contrat d’assurance…) ;
- profiter de conditions de travail plus flexibles : actualisé au fur et à mesure de l’exécution des tâches, le logiciel de gestion locative est accessible depuis n’importe quel support connecté (ordinateur, tablette ou smartphone). Il suffit de disposer d’une connexion internet (certaines fonctionnalités peuvent être accessibles hors connexion) ;
- sécuriser toutes les données : grâce au logiciel de gestion locative, tous les documents sont dématérialisés et les données profitent d’une protection optimale. Elles sont en effet stockées sur des serveurs externes ultra-sécurisés (logiciel Saas, pour « Software as a Service »), et protégées contre le risque de perte ou de piratage.
Comment choisir sa solution de gestion locative ?
Il existe de nombreux logiciels de gestion locative en ligne. Pour être certaine d’opter pour la solution la plus adaptée à ses attentes et à ses besoins, l’agence immobilière doit identifier :
- le budget à allouer à cette solution de gestion locative ;
- le nombre de mandats de gestion à gérer ;
- les fonctionnalités nécessaires ;
- la durée d’engagement souhaitée (formules au mois ou à l’année).
Le matériel informatique dont dispose l’agence doit évidemment être compatible avec l’utilisation de ces nouvelles solutions digitales.
