Qui s’occupe de la comptabilité d’une copropriété ? Comment sont gérées les charges de copropriété ?
Un immeuble en copropriété est un immeuble détenu par plusieurs personnes. Or, pour garantir la bonne administration et le bon fonctionnement de cet immeuble, certains frais et dépenses doivent être engagés (rémunération d’un gardien, frais d’entretien, réalisation de travaux pour maintenir l’immeuble en bon état…). Réglées par l’ensemble des copropriétaires, les charges de copropriété servent à couvrir ces dépenses. La copropriété doit donc tenir une comptabilité. En effet, vérifier les comptes de l’immeuble permet de s’assurer que l’argent est bien géré au sein de la copropriété.
Comment est tenue la comptabilité de la copropriété ?
Depuis le 1er janvier 2007 (loi SRU – loi relative à la Solidarité et au Renouvellement Urbain), les règles en matière de comptabilité de la copropriété ont changé.
Une comptabilité d’engagement, tenue par le syndic
La comptabilité d’une copropriété est désormais une comptabilité d’engagement : le mouvement comptable (dépense ou recette) doit être comptabilisé dès qu’il est engagé, et non dès qu’il est payé ou encaissé. On parle de comptabilité « en partie double ». Depuis 2007, les éventuelles défaillances des copropriétaires (non paiement des charges de copropriété) doivent également être comptabilisées (apurement des pertes). Rattacher les factures au bon exercice permet notamment d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses annuelles de la copropriété.
Tenir la comptabilité de la copropriété est l’une des principales missions du syndic (lien vers page). Les dépenses et les recettes (charges et produits) doivent être enregistrées dès leur engagement. Le syndic enregistre l’opération comptable en deux temps, au débit d’un compte et au crédit d’un autre compte, de manière automatique et simultanée. Le montant du crédit doit être égal au montant du débit.
Établi par le syndic, le budget prévisionnel tient alors une place très importante dans la comptabilité d’engagement. En effet, c’est lui qui anticipe les dépenses de la copropriété pour les douze mois à venir : il fixe les objectifs annuels à respecter et permet de calculer les provisions sur charges, pour l’appel de fonds auprès des copropriétaires (en fonction de leur quote-part).
Depuis le 1er juin 2020, les syndics des petites copropriétés n’ont pas l’obligation de tenir une comptabilité en partie double et peuvent rester sur une comptabilité simplifiée. Sont considérées comme des « petites » copropriétés celles qui comportent 5 lots maximum, et celles dont le budget prévisionnel moyen du syndicat des copropriétaires est inférieur à 15 000 €, sur une période de trois exercices consécutifs.
Les documents comptables
En premier lieu, le syndic doit tenir une liste des comptes numérotés. Ces comptes sont classés selon une nomenclature officielle et obligatoire, et divisés en cinq classes :
- Classe 1 : provisions, avances, subventions, emprunts ;
- classe 4 : copropriétaires et tiers ;
- classe 5 : comptes financiers ;
- classe 6 : comptes de charges ;
- classe 7 : comptes de produits.
Selon leur nature, toutes les opérations comptables sont enregistrées dans l’une de ces catégories. Cela facilite le regroupement des éléments de même nature. Si certaines opérations ne peuvent pas être enregistrées dans l’une de ces cinq classes, le syndic peut créer des sous-comptes. Ces sous-comptes doivent obligatoirement être rattachés à l’un des cinq comptes principaux.
Chaque écriture comptable doit contenir plusieurs mentions obligatoires (libellé de l’opération, date et numéro de facture, date et référence du paiement, période et objet de l’appel de fonds). Ces opérations sont enregistrées TTC (Toutes Taxes Comprises) mais doivent mentionner le taux de TVA et son montant.
Pour veiller à la comptabilité de la copropriété, le syndic doit également tenir un certain nombre de documents comptables obligatoires :
- le livre journal : c’est sur ce document que sont enregistrées toutes les opérations comptables, par ordre chronologique et au jour le jour ;
- le grand livre des comptes : il reporte les opérations dans les comptes. Il contient tous les comptes de la nomenclature comptable ;
- la balance des comptes : ce document présente de manière précise l’ensemble des comptes, de manière exhaustive.
Le syndic doit tenir à jour ces trois documents. Il doit également conserver les pièces justificatives de chaque opération comptable pendant 10 ans.
Qu’est-ce qu’un comptable de copropriété ?
Un comptable peut parfois être engagé pour assurer la bonne gestion de la comptabilité de la copropriété et le recouvrement de certaines créances. C’est lui qui élabore le budget des différents postes, qui veille aux bonnes relations et qui assure le suivi administratif et financier du patrimoine immobilier de la copropriété.
Le comptable tient la comptabilité générale de la copropriété. Il établit le bilan et s’assure de la bonne répartition des charges à la fin de l’exercice comptable. En cas de pré-contentieux, c’est également lui qui assure les missions de recouvrement.
Pour faciliter leur mission, les syndics bénévoles peuvent aussi s’équiper d’un logiciel spécialisé dans la comptabilité des copropriétaires. Ce type de programme permet de suivre la situation des copropriétaires, de créer et d’envoyer des appels de fonds, de ventiler les dépenses de la copropriété sur chaque copropriétaire en fonction de ses tantièmes, de générer certains documents juridiques…
Comment les comptes de la copropriété sont-ils présentés aux copropriétaires ?
Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice comptable, d’une durée de 12 mois (en général du 1er janvier au 31 décembre). Dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice, les comptes sont soumis à l’assemblée générale des copropriétaires pour approbation (vote à la majorité). Ils sont annexés à la convocation à l’assemblée générale. Cette présentation des comptes a donc obligatoirement lieu une fois par an.
Les comptes doivent être présentés aux copropriétaires en cinq tableaux distincts, sous forme d’annexes :
- annexe 1 : l’état financier après répartition à la clôture de l’exercice ;
- annexe 2 : le compte de gestion générale et le budget prévisionnel ;
- annexe 3 : le compte de gestion pour opérations courantes de l’exercice clos et du budget prévisionnel de l’exercice ;
- annexe 4 : le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnels ;
- annexe 5 : l’état des travaux et opérations exceptionnels non clôturés à la fin de l’exercice.
Quel compte bancaire pour une copropriété ?
Depuis 2015, le syndicat de copropriétaires doit ouvrir un compte bancaire séparé, à son nom (sauf s’il s’agit d’une copropriété de 15 lots ou moins : un sous-compte peut suffire). Chaque mois, il a ainsi accès à un relevé bancaire et peut vérifier ses comptes. Ce compte ne doit jamais être alimenté avec les propres deniers du syndic de copropriété (même en cas de travaux urgents).
Le syndicat de copropriétaires peut aussi ouvrir un livret A (possibilité de déposer jusqu’à 100 000 euros pour les copropriétés de plus de 100 lots, et jusqu’à 76 500 euros pour les autres).
Depuis 2017, un compte bancaire séparé doit être ouvert pour les sommes versées au titre du fonds de travaux (il remplace la réserve spéciale pour travaux futurs non encore votés). Non remboursables, ces sommes appartiennent au syndicat de copropriétaires. Si l’un des copropriétaires vend son lot avant la réalisation des travaux, il ne peut pas récupérer les fonds versés.