Est-il temps de remplacer votre syndic ?

Est-il temps de remplacer votre syndic ?

Vous souhaitez remplacer votre syndic de copropriété ? Zoom sur la procédure et les étapes à suivre.

Votre syndic démissionne ? Vous n’êtes pas satisfait de ses prestations et souhaitez le remplacer ? Pour changer de syndic de copropriété, vous devez respecter une procédure particulière. Si la loi impose aux copropriétés de mettre leur syndic en concurrence tous les trois ans (sauf lorsque le marché local ne le permet pas), d’autres raisons peuvent pousser une copropriété à remplacer son syndic. Zoom sur la marche à suivre.

Qu’est-ce qu’un syndic ?

Le syndic de copropriété (lien vers article) fait partie des acteurs qui garantissent le bon fonctionnement d’un immeuble en copropriété. Son activité est réglementée par la loi du 10 juillet 1965 relative au fonctionnement des copropriétés (article 18), et par la loi Hoguet du 2 juillet 1970 relatives aux professions immobilières.

Le syndic représente le syndicat de copropriété, formé de fait par l’ensemble des copropriétaires du bien. Le syndic de copropriété peut prendre plusieurs formes. Conformément à la loi du 10 juillet 1965, il peut en effet s’agir d’un syndic bénévole ou professionnel, et d’une personne physique ou morale (une société). Le plus souvent, la copropriété est gérée par un syndic professionnel.

Il est chargé de l’administration, de l’entretien et de la gestion de l’immeuble en copropriété. Il a un rôle exécutif : il applique les mesures votées par les copropriétaires en assemblée générale. Ses missions principales (lien vers article) sont de tenir la comptabilité de la copropriété, de régler les factures et d’organiser les assemblées générales. Il représente aussi le syndicat des copropriétaires dans tous les actes et les actions en justice.

Pourquoi remplacer votre syndic ? 

Obligation légale de mise en concurrence, démission du syndic, révocation par l’assemblée générale… Plusieurs raisons peuvent être à l’origine d’un changement de syndic.

L’obligation légale de mise en concurrence

Encadrée par la loi, la durée du contrat de syndic ne peut pas dépasser trois ans. Ainsi – et conformément aux dispositions de la loi Macron du 6 août 2015, qui est venue assouplir la loi Alur – les copropriétés doivent mettre en concurrence plusieurs syndics tous les trois ans. 

Néanmoins, lorsque les copropriétaires sont satisfaits de leur syndic et qu’ils ne souhaitent pas en changer, ils peuvent voter une dispense de mise en concurrence. Cette renonciation à la mise en concurrence doit être votée à la majorité des voix de tous les copropriétaires, pendant l’assemblée générale qui précède celle qui clôture le délai de trois ans.

Démission, non renouvellement ou révocation du syndic

La copropriété peut également être amenée à devoir remplacer son syndic en cas de démission de celui-ci en cours d’exercice (pour raisons personnelles ou professionnelles). Un délai de trois mois doit alors être laissé aux copropriétaires pour remplacer le syndic.

Le syndicat des copropriétaires peut aussi décider de mettre fin aux fonctions de son syndic, en ne renouvelant pas son contrat ou en le révoquant. Ce type de décision doit toujours être pris en assemblée générale. Lorsque le mandat du syndic arrive à son terme, le syndic peut proposer le renouvellement de son contrat. L’assemblée générale l’accepte ou non. Si elle n’est pas satisfaite des prestations de son syndic, elle peut ne pas décider de ne pas renouveler son contrat.

Mais le syndic peut également être révoqué par le syndicat des copropriétaires, avant la fin de son mandat. Cette révocation doit être anticipée et obligatoirement motivée (sous peine pour le syndicat de copropriétaires d’être condamné à verser des dommages et intérêts). En effet, les copropriétaires peuvent ne pas être satisfait de leur syndic pour plusieurs raisons : une mauvaise exécution de ses missions, des retards fréquent dans la mise en œuvre des travaux votés, une hausse des charges de copropriété non justifiée… 

Il est néanmoins conseillé de ne révoquer le syndic qu’en cas de défaillances avérées dans la gestion de la copropriété (malversation, absence d’appel de fonds, défaut d’exécution des décisions…). Seule une faute grave permet en effet de rompre le contrat de syndic en cours, et c’est au conseil syndical de prouver ces défaillances.

Comment remplacer votre syndic ?

Une copropriété ne peut pas se retrouver sans syndic, et la désignation du nouveau syndic doit suivre une procédure particulière. Pour remplacer votre syndic, vous devez respecter un certain nombre d’étapes obligatoires.

Préparer le remplacement 

Plusieurs mois avant votre changement de syndic (comptez quelques mois pour une petite copropriété, et au moins un an pour une copropriété avec un nombre de lots plus important), pensez à :

  • mettre en concurrence plusieurs entreprises, pour comparer les prestations proposées et leurs tarifs : cette mise en concurrence vous permet d’évaluer le sérieux et le professionnalisme de la société, sa réactivité et sa disponibilité. Vous pouvez vous renseigner sur la nature et le nombre d’immeubles qu’elle gère. Pour vous assurer de ses compétences, vous pouvez également contacter les copropriétaires de ces immeubles. Pensez aussi à bien étudier la conformité du contrat-type de syndic, et les honoraires proposés : libres et négociables, ils sont ensuite acceptés pour toute la durée du mandat. Tous ces éléments peuvent vous aider à choisir le bon syndic de copropriété (lien vers article) ;
  • informer tous les copropriétaires de votre volonté de remplacer le syndic : mettez tous les moyens en œuvre pour informer et convaincre le maximum de copropriétaires de la nécessité de changer de syndic. Vous pouvez par exemple coller des affiches dans les halls d’entrée ou même faire du porte-à-porte. Cela vous permet d’expliquer clairement et précisément les raisons de votre démarche.

Convoquer l’assemblée générale des copropriétaires 

Informez votre syndic au moins trois mois avant la date de l’AG, par courrier recommandé avec accusé de réception. La résolution concernant le changement de syndic doit faire l’objet d’une demande d’inscription à l’ordre du jour. Vous devez également transmettre à votre syndic les projets de contrats des syndics concurrents. 

Pour être valable, l’ordre du jour doit comporter deux résolutions : la désignation du syndic actuel et la durée de son contrat, et la désignation du nouveau syndic. Si vous souhaitez remplacer votre syndic, c’est cette résolution qui doit remporter le plus de voix. Pensez également à organiser cette assemblée générale dans un lieu neutre (évitez de tenir cette assemblée dans les locaux du syndic que vous souhaitez remplacer). Pour éviter tout conflit et toute situation compliquée, nommez enfin un copropriétaire comme secrétaire de séance.

Voter le remplacement 

Le syndic doit être désigné à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires (au moins 501 millièmes) : c’est ce que l’on appelle la majorité de l’article 25 (de la loi du 10 juillet 1965). 

Si cette majorité absolue n’est pas atteinte, mais que l’un des candidats a obtenu au moins un tiers des voix, la désignation se fait à la majorité simple lors d’un second vote (article 25-1). Le syndic candidat doit réunir plus de la moitié des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée. 

Si aucun candidat n’obtient un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote à la majorité simple peut encore être organisé, mais lors d’une assemblée générale ultérieure. Elle doit être convoquée par le syndic en place dans les trois mois.

Assurer la transition

Si un nouveau syndic est élu, c’est à lui d’assurer la poursuite de l’assemblée générale. L’ancien syndic quitte l’assemblée générale. Selon l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, il dispose ensuite d’un délai d’un mois pour transférer l’ensemble des documents actifs de la copropriété au nouveau syndic (factures en cours, fonds disponibles, contrats, compte bancaire, règlement de copropriété…). 

Dans les deux mois qui suivent, il doit lui transmettre tous les autres documents et possessions de la copropriété (apurement des comptes de l’immeuble, solde des fonds disponibles, état des comptes des copropriétaires…). Le syndic sortant ne peut en aucun cas réclamer d’honoraires particuliers pour la transmission de ces documents et archives.