Externaliser vos tâches chronophages en immobilier

Deux personnes travaillant sur un bureau avec des ordinateurs

Que vous soyez gestionnaire de copropriété, de gestion locative, pro de la transaction et location ou bien propriétaire bailleur, vous le savez : les tâches de gestion administrative, comptable et juridique prennent du temps et sont souvent très chronophages.

Le secteur de l’immobilier regorge de processus bien spécifiques, qu’on réalisait traditionnellement sur documents papier, avec un téléphone fixe ou encore un fax 🙂.

Aujourd’hui, de nombreuses solutions et outils digitaux existent et ces derniers permettent aux professionnels de l’immobilier de ne plus crouler sous les classeurs et dossiers d’archives, ou encore de réduire leur temps passé au téléphone. Mais pour les tâches qui elles, ne peuvent pas êtres réalisées totalement par un outil, Door-in vous explique quelles sont les solutions qui s’offrent aux pro de l’immo, et quels sont leurs avantages.

Pour quel type d’activité immobilière ?

Mise en location et transaction

Externaliser la mise en place de votre site internet et de ses visuels

C’est une tâche qui prend du temps et qui demande de nombreuses compétences. Il est avantageux de faire faire par une société extérieure votre site web. Pour ce qui est des photos des biens à louer ou encore à vendre, n’hésitez pas à avoir recours à une société professionnelle qui vous permettra de publier des photos qualitatives et de vendre ou louer vos biens plus rapidement.

Faire appel à des professionnels du home-staging

Afin de mettre en valeur le bien que vous souhaitez vendre ou louer, une décoration soignée et propre aidera grandement les futurs locataires ou potentiels acheteurs à se projeter. De nombreuses entreprises proposent leurs services de home-staging, une manière simple et efficace de remettre un appartement au goût du jour.

Salon avec fauteuils et canapés
Francesca Tosolini – via Unsplash

Une plateforme de délégation de la gestion des candidats

Si vous faites de la location, vous pouvez utiliser dans un premier temps une plateforme ou un logiciel vous permettant de gérer plus facilement les dossiers de candidatures que vous recevez.

Une solution qui recense tous les documents concernant vos candidats à la location, à vous par la suite de les gérer, ou bien de déléguer ce traitement des candidatures. Vous pourrez stocker toutes les pièces importantes sans utiliser de documents papiers, et surtout, de vous permettre d’y voir plus clair sur les dossiers complets, ou non. Ces solutions vous permettent également de gérer plus facilement vos échanges : fini les mails ou appels trop nombreux, gérez toutes vos mises en location depuis un seul endroit.

Externalisation des visites et états des lieux

Si vous souhaitez externaliser une partie de votre activité de mise en location, il est tout à fait possible de déléguer vos tâches de visites d’appartement et/ou d’état des lieux. C’est une entreprise externe qui s’occupera des visites des biens que vous proposerez à la location. Selon vos besoins (une fois le locataire choisi par vos soins) il est également possible d’externaliser l’état des lieux d’entrée et, par la suite, de sortie.

Gestion locative et gestion de copropriété

Il existe de nombreuses tâches de gestion, qu’il est intéressant de déléguer afin de permettre aux professionnels de l’immobilier de se consacrer pleinement à leur clients.

Ordinateur portable avec calepin et stylo
Volkan Olmez – via Unsplash

Externalisation des tâches de gestion administrative, comptable et juridique

La plupart de ces tâches prend énormément de temps et nécessite souvent le recrutement d’employés supplémentaires. Le secteur immobilier comporte de nombreuses et très différentes lois. Il est nécessaire de se tenir à la page et de ne pas les négliger ! Mais alors comment faire quand le métier d’agent immobilier demande déjà un faisceau de compétences et de connaissances très larges ?

Externaliser ces tâches vous permettra de bénéficier d’un savoir-faire et d’une expertise technique. Elles demandent des compétences précises et ces experts pourront alors traiter ces différents process métiers très spécifiques.

Les avantages de l’externalisation

Déléguer les tâches répétitives pour économiser

Ces tâches répétitives coûtent cher. Les réaliser en interne oblige l’entreprise à mobiliser des ressources humaines, alors que ces dernières pourraient travailler sur des missions stratégiques.

Se concentrer sur son coeur de métier

En se focalisant sur des tâches à forte valeur ajoutée, chaque collaborateur exploite son plein potentiel et peut ainsi se concentrer sur son cœur de métier. Une satisfaction pour vos employés également, qui se sentiront plus en accord avec leurs missions, qui sont les plus adaptées à leurs compétences.

Homme sur son ordinateur avec téléphone lunettes et stylo
Rupixen com – via Unsplash

Réduire les délais

Ces tâches chronophages sont souvent exécutées entre les tâches « importantes ». Elles durent donc dans le temps et peuvent parfois même, êtres repoussées. En les réalisant à l’extérieur, elles seront traitées rapidement et seront un poids en moins !

Couvrir des besoins ponctuels

Comme dans beaucoup de secteurs, celui de l’immobilier à une saisonnalité bien particulière, avec des pics d’activité à certains moment de l’année. Vous pouvez alors vous dégager du temps sur ces périodes bien précises. Vous pourrez alors si vous le souhaitez couvrir vos besoins spécifiques uniquement lorsque vous ces pics d’activité sont importants.

Horloge sur fond rose et bleu
Icons8 Team – via Unsplash

L’externalisation sur le long terme

L’externalisation n’est pas réservée à des activités qui sont déjà présentes dans votre agence. Elle vous permet également de diversifier cette dernière.

Le secteur de l’immobilier étant en évolution constante, il est commun « d’ajouter des cordes à son arc » en proposant d’autres prestations à vos clients. Vous pouvez par exemple ajouter la gestion locative à votre activité de mise en location ou encore la gestion de copropriété.

Un bon moyen de développer vos services et de répondre aux besoins de vos clients. Mais aussi d’augmenter votre rentabilité !

La solution : le système de franchise

Afin d’y parvenir, le système de franchise en immobilier est très répandu. Il vous permet de bénéficier de la connaissance et du savoir-faire d’un réseau, d’être accompagné, et pour certaines d’entres elle comme Door-in, de déléguer vos tâches de gestion administrative, comptable et juridique.

Un outil digital est également mis en place afin de vous permettre de gérer facilement les sujets les plus courants et énergivores, mais aussi de garder une vraie relation de confiance avec vos partenaires et clients.

Vous pourrez ainsi proposer à vos clients de continuer à collaborer avec vous en ajoutant la gestion de copropriété à vos activités, mais également d’avoir plus de temps pour en gagner de nouveaux 😉.