L’immatriculation de la copropriété est une obligation légale pour tous les immeubles d’habitation en copropriété. Elle peut être réalisée par un bénévole ou par le syndic professionnel de la copropriété. Cette démarche présente des avantages pour tous les associés de la copropriété. Comment réaliser l’immatriculation de votre copropriété ? Que faire en cas de non-immatriculation de votre copropriété ? Door-In vous présente toutes les informations relatives à l’immatriculation de la copropriété en France.
Qu’est-ce que l’immatriculation des copropriétés ?
L’immatriculation d’une copropriété consiste à enregistrer le bien au registre national qui est géré par l’Agence nationale de l’habitat (ANAH). Cette démarche vise au recensement et à l’identification de toutes les copropriétés présentes sur le territoire français.
L’immatriculation des copropriétés : une obligation légale
Depuis quelques années, l’immatriculation d’une copropriété est devenue obligatoire. Cette obligation est inscrite dans l’article L711-1 du Code de la construction et de l’habitat. Elle s’est faite graduellement dans le temps. Ainsi, depuis le 31 décembre 2016, toutes les copropriétés de plus de 200 lots doivent être immatriculées. Depuis le 31 décembre 2017, la loi ALUR oblige les copropriétés qui ont entre 50 et 200 lots à être immatriculées. Celles qui ont entre 2 et 50 lots sont soumises à cette obligation depuis le 31 décembre 2018.
Qui peut réaliser l’immatriculation des copropriétés ?
L’immatriculation de la copropriété est habituellement réalisée par le syndic de copropriété. Il existe néanmoins quelques exceptions :
- en cas de copropriété neuve, c’est le notaire qui se charge de l’immatriculation,
- en cas de propriété sans syndic, il revient à l’administrateur provisoire d’effectuer l’immatriculation du bien,
- en cas de copropriété en difficulté, c’est le mandataire ad hoc qui réalise l’immatriculation de l’immeuble sur le registre.
La mise à jour annuelle des données de la copropriété doit être réalisée par le syndic, le mandataire ad hoc ou l’administrateur. Cette actualisation s’effectue dans les deux mois qui suivent la tenue de l’assemblée générale (AG) au cours de laquelle les participants ont approuvé les comptes de l’exercice clos. Dans le cas où les informations changent, elles doivent être mises à jour avec les données financières au même moment.
L’actualisation par le syndic ou le mandataire ou l’administrateur doit également faire état des évènements qui conduisent à la disparition du syndicat de copropriétaire. Il peut s’agir par exemple de la division d’un immeuble qui nécessite la création d’un syndicat secondaire.
La démarche d’immatriculation de la copropriété et de l’actualisation annuelle des informations auprès du registre est totalement gratuite.
Pourquoi l’immatriculation des copropriétés est-elle importante ?
L’immatriculation est un outil qui permet de référencer les copropriétés. Ce numéro est nécessaire en cas de vente de la copropriété. Il permet par ailleurs aux copropriétaires de prétendre à certaines subventions ou aides pour les travaux de rénovation énergétique comme MaPrimeRénov’ et l’éco-prêt à taux zéro.
Le registre national est un outil qui favorise la mise en place, l’adaptation et l’évaluation des politiques relatives à la copropriété ou à la résorption de l’habitat indigne. Il aide à prévenir les situations susceptibles de fragiliser la copropriété telles que la forte consommation énergétique, la dégradation du bâti, les difficultés sociales ou financières. Cela permet de proposer des travaux de rénovation et des accompagnements pour la valorisation du patrimoine, la rénovation énergétique et la dynamique des quartiers.
Enfin, le syndic peut facilement extraire du registre la fiche synthétique de copropriété qu’il doit nécessairement établir chaque année. L’immatriculation de la copropriété facilite également la gestion du bien par le syndic et les copropriétaires.
Comment procéder à l’immatriculation d’une copropriété ?
La personne (syndic, mandataire, notaire…) qui effectue les démarches pour l’immatriculation d’une copropriété est appelée télédéclarant. Voici les démarches étape par étape que doit suivre le télédéclarant pour l’immatriculation :
- ouvrir un compte sur le Registre national des copropriétés,
- se connecter au compte afin d’obtenir un numéro de télédéclarant,
- joindre plusieurs documents comme le contrat de syndic, le règlement de copropriété, la preuve de l’arrêté de compte et le procès-verbal de la dernière assemblée générale.
Après ces étapes, la copropriété est immatriculée, et donc en règle. Certaines informations bien précises doivent figurer sur le registre de l’immatriculation initiale de la copropriété. Elles peuvent varier si la copropriété est neuve ou existante.
Immatriculation d’une copropriété existante
Dans ce cas, le télédéclarant doit apporter plusieurs informations comme les données d’identification du syndicat de copropriétaires. Il s’agit notamment du nom, de l’adresse, de la date de création du syndicat des copropriétaires, du nom du syndic, de la nature et du nom des lots de copropriété.
Il doit également donner des informations sur les données financières comme le montant du budget prévisionnel, l’exercice comptable et les dettes du syndic. Les données relatives au bâti issu du PPT (nombre d’ascenseurs, nombre de bâtiments avec étiquettes énergétiques…) doivent être aussi fournies lors de l’immatriculation.
Enfin, le syndic a l’obligation de notifier les éventuelles difficultés auxquelles fait face la copropriété. Ces informations peuvent concerner la désignation d’un administrateur provisoire ou d’un mandataire ad hoc, l’existence des mesures de sauvegarde…
Immatriculation d’une copropriété neuve
Pour procéder à l’immatriculation de la copropriété, le notaire doit fournir les informations suivantes :
- les données relatives à l’identification du syndicat de copropriétaires (date de création, nom, adresse…),
- les données financières,
- les données relatives au bâti.
Toutes ces démarches doivent être effectuées en même temps que les formalités pour la publication de l’état descriptif de division servant à identifier chaque lot de la copropriété et du règlement de copropriété. Lors de la vente d’un ou de plusieurs lots de la copropriété, il revient au notaire d’effectuer l‘immatriculation sur un registre.
Que faire en cas de non-immatriculation ?
En cas de non-immatriculation de la copropriété, l’ANAH ou toute personne qui a un intérêt (copropriétaire par exemple) peut envoyer une lettre recommandée pour une mise en demeure du syndic d’immatriculer la copropriété. Cette lettre est accompagnée d’un avis de réception.
Dès lors que le syndic reçoit la mise en demeure, il a l’obligation de procéder à l’immatriculation de la copropriété dans un délai d’un mois. Dans le cas contraire, l’ANAH peut appliquer une astreinte de 20 euros au minimum par semaine de retard et par lot de copropriété. Cette amende est payable uniquement par le syndic de la copropriété. Si ce dernier n’est pas rémunéré durant son mandat, il peut facturer le montant de l’amende aux copropriétaires.
