L’assemblée générale assure un cadre légal pour gérer le fonctionnement d’une copropriété. Obligatoire, cette réunion annuelle est régie par un cadre légal strict qui en facilite le déroulement. La gestion de l’organisation d’une assemblée générale relève de la responsabilité du syndic de copropriété. Ce dernier s’occupe de la préparation et du déroulement de la réunion. Découvrez les pièges à éviter lors de la planification d’une assemblée générale de copropriété.
Comprendre l’importance d’une assemblée générale de copropriété
L’assemblée générale de copropriété est une séance annuelle qui réunit tous les acteurs du bien immobilier commun pour discuter de son fonctionnement. Conformément à la loi, elle doit avoir lieu au moins une fois par an, à l’initiative du syndic de copropriété, du conseil syndical ou des copropriétaires.
L’assemblée générale joue un rôle déterminant dans le fonctionnement et la gestion de la copropriété. Cette instance est le cadre dans lequel se prennent les décisions majeures qui affectent la gestion et la vie dans l’immeuble. Les copropriétaires définissent le mode de gestion des parties communes et des logements en général. Lors de l’assemblée de copropriété, les participants procèdent :
- au vote du budget prévisionnel,
- à la validation des comptes au titre de l’année écoulée,
- à la prise des décisions clés relatives à la gestion de l’immeuble.
Les décisions clés peuvent concerner la modification du règlement de copropriété ou l’élection du syndic. Les travaux dans les parties privatives qui ont des répercussions sur les parties communes sont débattus lors de cette réunion. L’assemblée permet de décider de la réalisation du diagnostic technique global de la copropriété.
L’assemblée générale est le cadre reconnu par la loi pour décider de tout ce qui concerne une copropriété. Elle permet de valider ou d’invalider les choix majeurs dans le strict respect des règles en vigueur. Certaines décisions ne sauraient être prises sans l’organisation d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
Les erreurs communes dans la préparation de l’assemblée générale
L’assemblée générale est importante dans la gestion d’une copropriété. En tant que syndic de copropriété, son organisation vous incombe. Certaines erreurs sont récurrentes dans la préparation de l’assemblée générale.
Manque de planification et organisation
L’assemblée générale de copropriété est un évènement important. À ce titre, elle nécessite un minimum d’organisation et de planification. Tout doit être prévu. Vous devez laisser très peu de place à l’improvisation. Préparer une assemblée générale de copropriété ne se résume pas au choix d’un lieu et d’une heure. Tous les aspects doivent être planifiés : convocation, ordre du jour, documents à apprêter, etc.
Non-respect des délais légaux pour l’envoi des convocations
La loi fixe les modalités d’organisation de l’assemblée des copropriétaires et de son déroulement. La loi impose de respecter un délai de 21 jours entre la tenue de l’assemblée et l’envoi des convocations (il est préférable de compter 1 mois). Chaque copropriétaire a droit à son invitation 21 jours avant la date prévue. Le non-respect de ce délai constitue un motif d’annulation ou de contestation de certaines résolutions de l’assemblée générale par un copropriétaire.
Mauvaise préparation des documents à présenter
Bon nombre de syndics de copropriété négligent la préparation des documents à présenter lors de l’assemblée générale. Le déroulement d’une réunion de copro peut être perturbé à cause d’une pièce qui manque pour avancer dans les travaux. Les annexes comptables, les propositions de résolutions proposées, sont des documents à mettre à la disposition de l’assemblée générale.
Omission dans la constitution de l’ordre du jour
L’ordre du jour doit être particulièrement soigné. Il rythme le déroulement de l’assemblée générale. Si un point, un sujet n’est pas inscrit à l’ordre du jour, il ne peut faire l’objet d’un vote. Les copropriétaires peuvent en discuter, mais sans prendre une décision définitive. Tout projet de résolution clairement rédigé et complet peut être transmis par un copropriétaire avec accusé de réception. Les erreurs communes dans la préparation de ce type de réunion concernent aussi le cadre. Le syndic doit s’assurer que le lieu choisi pour l’assemblée générale de copropriété est bien éclairé et aéré.
Les erreurs pendant l’assemblée générale
Lors d’une AG de copropriété, certaines erreurs peuvent compromettre le bon déroulement de la séance. Elles concernent la gestion du temps, la présentation de l’ordre du jour et la résolution des désaccords.
Gestion inadéquate du temps
La gestion du temps est primordiale pour réussir une assemblée générale de copropriété. Chaque copropriétaire a droit à la parole. Le syndic doit s’assurer que chaque intervenant respecte le temps imparti. Une gestion inadéquate fait perdurer l’assemblée de copropriété. Lors du vote pour chaque décision, choisissez en accord avec le président de séance la méthode appropriée. Pour un vote en présentiel cela se fera à main levée, pour du distanciel via une interface sécurisée et en cas d’absence le copropriétaire peut laisser un pouvoir.
Mauvaise communication et présentation des points de l’ordre du jour
L’ordre du jour détermine comment l’assemblée de copropriété se déroulera. Il doit être présenté de manière fluide et exhaustive pour éviter toute forme de contestation. Chaque copropriétaire à l’assemblée générale doit savoir ce qui est prévu, ce qui est déjà débattu et ce qui reste à faire.
Absence de solutions pour gérer les conflits et les désaccords
Lors de cette AG, les copropriétaires peuvent avoir des avis différents sur certains points. Le syndic et le président de séance doivent alors prévoir des solutions pour la résolution rapide des désaccords. Ceci est crucial pour s’assurer que l’assemblée générale se déroule bien. Vous devez appliquer la loi en ce qui concerne le vote de chaque décision ou résolution pour prévenir toute contestation.
Les erreurs après l’assemblée générale
Plusieurs erreurs peuvent être commises après l’assemblée générale. La mission du gestionnaire de copropriété ne prend pas fin au terme de la réunion. Le syndic doit rédiger et notifier le PV en simple pour les présents et d’accord et en recommandé aux opposants et aux défaillants dans le mois qui suit l’assemblée générale. Chaque décision (résolution) de l’assemblée ou l’assemblée elle-même peut être contestée. Pour demander l’annulation ou contester une résolution, le copropriétaire doit engager une action en justice, conformément à la loi. Il dispose alors d’un délai de deux mois.
Les décisions prises lors de l’assemblée générale doivent être exécutées. Leur suivi relève de la responsabilité du syndic de copropriété. Ce dernier doit veiller à ce que tous les points à l’unanimité soient mis en application dans les délais définis par la majorité des copropriétaires. Le syndic de copropriété supervise les travaux et fait le point pour la prochaine assemblée générale.
Astuces et bonnes pratiques pour l’organisation réussie d’une AG de copropriété
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Cela facilitera l’édition de la feuille de présence pour une gestion efficace du décompte des voix lors des votes. Le logiciel vous permet de gérer l’assemblée générale en temps réel et de réduire les erreurs : décompte des voix, la liste des présents, procès-verbal, signatures électroniques et/ou présentielles etc.
Le représentant du syndic de copropriété doit connaitre les solutions prévues par la loi pour adopter chaque résolution inscrite à l’ordre du jour. Les règles de vote peuvent changer en fonction de différents paramètres. En cas de désaccord, le syndic ainsi que le président de séance doivent se référer aux textes de loi. Le type de majorité et les conditions d’application sont détaillés dans la loi. Il existe :
- la majorité simple,
- la majorité absolue,
- la double majorité,
- l’unanimité.
La majorité simple concerne les décisions relatives à la gestion courante du bien immobilier. Elle représente la majorité des voix des copropriétaires ou de leur mandataire lors de l’assemblée générale. La majorité absolue est requise pour les résolutions plus importantes.
La double majorité (deux tiers des voix) est requise en cas de vente d’une partie de la copropriété, de modification d’un règlement ou d’autres décisions. L’unanimité représente l’ensemble des voix et intervient en cas de résolution qui touche au droit des copropriétaires ou à la nature du bien immobilier.
Pour conclure, l’assemblée générale de copropriété est un élément essentiel dans la vie et la gestion d’une copropriété. La préparation et le déroulement de cette réunion requièrent une organisation rigoureuse, une communication claire et une gestion efficace des désaccords. Des erreurs communes peuvent survenir lors de la préparation, durant l’assemblée elle-même, et après sa tenue, pouvant compromettre la validité des décisions prises. Cependant, il est possible d’éviter ces pièges grâce à des outils et des conseils appropriés.
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Ainsi, en optimisant la gestion des assemblées générales de copropriété, vous contribuerez au bon fonctionnement de la copropriété et à la satisfaction des copropriétaires.
