Dans une copropriété, les copropriétaires se réunissent autour d’une assemblée générale annuelle. Les décisions prises lors de cette réunion sont rapportées dans un document appelé le procès-verbal. À quoi sert-il ? Quel est le contenu du procès-verbal d’une assemblée générale de copropriété ? Le blog Door-In vous dit tout ce qu’il faut savoir sur ce document.
Définition du procès-verbal en assemblée générale
L’assemblée générale est une réunion au cours de laquelle des résolutions sont soumises au vote des membres. Le procès-verbal lors d’une assemblée générale d’une copropriété permet de rendre compte des décisions prises lors de la séance. Dans une copropriété, l’assemblée générale peut donner lieu à de nombreuses résolutions :
- la modification des statuts de l’association des copropriétaires,
- l’évaluation des comptes du précédent exercice comptable,
- le vote des travaux,
- l’allégement des comptes de charge,
- l’acquisition ou la cession des parts communes,
- l’approbation de la gestion du syndic de copropriété, etc.
Selon les règles de majorité en vigueur, les différentes questions à l’ordre du jour sont soumises au vote des membres. On distingue quatre types de majorités : la majorité simple, la majorité absolue, la double majorité, l’unanimité.
Les règles de majorité appliquées peuvent varier selon l’importance de la résolution à prendre pour l’immeuble. Le procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété recense alors toutes les décisions prises pendant la réunion. Son rôle n’est pas de rapporter l’intégralité des propos. Le procès-verbal présente plutôt le nombre de voix obtenues pour chaque question à l’ordre du jour. Il résume les débats et notifie les abstentions ainsi que les oppositions à l’approbation d’une résolution. Sans ce document, la tenue de l’assemblée générale de copropriété n’aurait aucune importance.
La rédaction du procès-verbal
À l’issue de l’assemblée générale, le syndic de copropriété se doit de rédiger le procès-verbal de la réunion. Ce rapport est souvent établi dès la fin de la séance. Le syndic de copropriété dispose cependant d’un délai de huit jours au maximum pour rédiger le procès-verbal. Ce dernier doit avoir la signature du président ou du gérant de la séance, du secrétaire (copropriétaire désigné ou syndic de copropriété) et du scrutateur éventuel.
Au regard de son importance dans la gestion de l’immeuble en copropriété, la rédaction du procès-verbal doit contenir des informations précises :
- date de la convocation à l’assemblée générale,
- lieu et date de la tenue de la réunion,
- heure d’ouverture et de clôture de l’assemblée générale,
- coordonnées des copropriétaires (présents ou représentés par mandat),
- résultat du vote de chaque résolution à l’ordre du jour,
- nom, prénom et nombre de voix des copropriétaires opposants ou abstentionnistes.
Les éventuelles réserves formulées par les membres opposants en rapport avec une résolution doivent également figurer dans le procès-verbal. Si le président du conseil syndical ou le gérant de la séance distribue un mandat de vote sous l’impulsion d’un copropriétaire, le rapport doit le préciser.
Le syndic de copropriété est par ailleurs tenu d’annexer la feuille de présence au procès-verbal de l’assemblée générale. Conformément à l’article 14 du Décret n° 67-223 du 17 mars 1967 du Code civil, ce document doit être signé au début de la réunion. Il comporte le nom, le prénom et le domicile de chaque personne conviée à l’assemblée ainsi que le nombre de voix à son actif.
La validation du procès-verbal
Une fois le procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété rédigé par le syndic, le document doit être validé. Le président de la séance, le secrétaire de la réunion ainsi que les scrutateurs désignés vérifient la conformité, la pertinence et la qualité du rapport.
À l’instar du syndic de copropriété, ils vont apposer leur signature sur le procès-verbal après vérification. Cette entreprise est réalisée immédiatement après la rédaction du rapport de la réunion. La validation du procès-verbal se fait ainsi dans un délai de huit jours au maximum après la séance.
La diffusion du procès-verbal
La notification du procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété est une étape importante. Elle définit en effet le début du délai de contestation d’une résolution prise au cours de la réunion. Il revient au syndic de copropriété d’envoyer le procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire aux différents membres. Il s’agit des copropriétaires opposants et des membres défaillants (qui n’étaient ni présents ni représentés par un mandataire).
Pour éviter tout risque de contestation, le syndic de copropriété gagnerait à envoyer le procès-verbal à tous les membres, sans exception. La diffusion se fait en général par lettre recommandée avec accusé de réception. Le procès-verbal peut être également envoyé par mail aux copropriétaires, s’ils en ont fait la demande.
Ce document doit être diffusé le plus tôt possible. Dans certaines situations, le délai d’envoi du procès-verbal par le syndic de copropriété peut aller jusqu’à 30 jours (un mois). C’est souvent le cas lorsqu’une résolution n’a pas été adoptée faute de candidat ou de majorité requise. En supplément du procès-verbal, le syndic se doit d’afficher dans les parties communes toute décision susceptible d’avoir un impact sur l’occupation de l’immeuble.
Le procès-verbal en cas de contestation
Les assemblées générales de copropriété aboutissent à des prises de résolution diverses. En cas de litige, le procès-verbal fait office de preuve pour faire entendre votre voix et défendre vos intérêts. Tout copropriétaire est en mesure de contester une résolution adoptée au cours de la réunion s’il est contre. Un membre n’ayant pas assisté à la réunion peut aussi intenter une action pour invalider l’assemblée générale.
Pour contester le procès-verbal, vous devez relever une irrégularité au niveau du vote ou de la tenue de la séance. C’est le cas si :
- le délai d’envoi des convocations n’a pas été respecté,
- les documents nécessaires à la prise de décision sont absents,
- le procès-verbal de l’assemblée générale n’est pas conforme,
- les règles de majorité applicables ne sont pas respectées.
Vous disposez d’une période de deux mois pour contester le rapport de l’assemblée générale, à compter du lendemain de la diffusion du document. Passé ce délai, votre demande sera rejetée. Vous devrez vous tourner vers le tribunal pour tout recours.
Erreurs à éviter lors de la rédaction du procès-verbal
Le procès-verbal est un document précis et concis. Il doit recenser tous les votes retenus dans le cadre de la réunion. Certains syndics omettent souvent de préciser les réserves des copropriétaires opposants dans leur rapport. Cela peut donner lieu à la révocation d’une résolution adoptée. Toute information manquante dans le document peut entrainer son invalidité.
Vous devez alors noter chaque question à l’ordre du jour et préciser le nombre de voix obtenues pour son adoption. Les discordes et les réserves formulées doivent figurer dans le document pour une meilleure gestion des conflits. Le syndic de copropriété ne doit pas prendre parti lors de la rédaction du procès-verbal. Cela lui permet de faire preuve d’objectivité et ainsi de proposer un document conforme.
Le procès-verbal d’une assemblée générale de copropriété est un rapport adressé aux copropriétaires à l’issue de la réunion pour les informer des décisions qui ont été prises. Il doit être rédigé dans le respect des normes et diffusé dans un délai d’un mois. Les copropriétaires opposants ou absents sont en mesure de contester le document en exerçant un recours au tribunal.
