À l’instar du syndic et du syndicat de copropriété, le conseil syndical est un organe qui joue un rôle central dans la vie des copropriétés. Il revêt plusieurs missions, tant au niveau du syndic que du syndicat de copropriétaires. Qu’est-ce que le conseil syndical ? Comment fonctionne-t-il ? Quel est le mode de désignation de ses membres ? Quelle est l’étendue des pouvoirs de cet organe dans une copropriété ? Door-In vous explique l’essentiel sur le fonctionnement et le rôle du conseil syndical.
Définition et importance du conseil syndical
L’organisation juridique d’une copropriété repose sur trois entités, dont le conseil syndical. Cet organe fait le lien entre le syndicat de copropriétaires et le syndic. Il est consacré par la loi du 10 juillet 1965 portant sur le statut de la copropriété des immeubles bâtis et le décret du 17 mars 1967.
Les règles qui régissent le conseil syndical ont subi quelques avancées avec notamment l’avènement de la loi Alur en 2014 et de la loi Élan en 2018. En principe, chaque copropriété est dans l’obligation de se munir d’un conseil syndical. Néanmoins, les copropriétaires ont la possibilité de renoncer à la création de cet organe, même si cette option est souvent déconseillée.
En effet, le conseil syndical remplit des missions importantes dans les copropriétés. Il assiste notamment le syndic et contrôle la gestion qu’il fait des affaires de la copropriété. De même, il est un soutien de poids pour le syndicat des copropriétaires. En un mot, le conseil syndical œuvre pour la préservation des intérêts de la copropriété. Ses fonctions s’articulent autour de trois principaux axes : la mission de consultation, la mission d’assistance et la mission de contrôle.
Fonctionnement du conseil syndical
Dans chaque copropriété, les règles relatives au fonctionnement du conseil syndical sont indiquées dans le règlement de copropriété. Tous les aspects du fonctionnement de l’organe sont concernés.
Composition du conseil syndical
Les personnes qui doivent siéger au conseil syndical sont élues par le syndicat des copropriétaires. En ce qui concerne le nombre de membres élus, aucun texte n’impose un chiffre précis. Toutefois, il est recommandé de choisir 3 membres au minimum.
Précisons que n’importe qui ne peut être élu au conseil syndical. En effet, les personnes éligibles au sein de cet organe sont :
- les copropriétaires,
- les ascendants ou descendants des copropriétaires,
- les représentants légaux des copropriétaires (parent, association…),
- les conjoints ou partenaires liés par un Pacs.
Les usufruitiers et les bénéficiaires d’un contrat de location-accession ou de vente à terme peuvent également prétendre à une place dans le conseil syndical. En revanche, le syndic, son conjoint, sa partenaire liée par Pacs et les membres de sa famille n’ont pas la possibilité d’être membres.
Mode d’élection des membres du conseil syndical
Pour désigner les membres du conseil syndical, une assemblée générale doit être convoquée. L’élection des candidats se fait à la majorité absolue. Néanmoins, si cette majorité n’est pas atteinte, le vote pourra se dérouler à la majorité simple, sous réserve du respect de certaines conditions.
Sans majorité ou en l’absence de candidature, le syndic ou tout copropriétaire peut saisir le tribunal. Il reviendra ainsi au juge de procéder à la désignation des membres du conseil syndical à travers une décision de justice. Toutefois, le juge peut aussi constater l’impossibilité d’instituer l’organe.
Après l’installation du conseil, les conseillers syndicaux se réunissent pour nommer un président ou une présidente. Cette nomination se déroule conformément aux modalités prévues dans le règlement de propriété ou à défaut, à la majorité des membres de l’organe.
Durée du mandat des membres du conseil syndical
Le mandat des membres du conseil syndical est d’une durée de trois ans maximum. Ce mandat est renouvelable. Le règlement de copropriété ou l’assemblée générale peuvent néanmoins imposer une durée moins longue. Précisons que pendant toute la durée de leur mandat, les conseillers syndicaux et le président du conseil n’ont pas droit à une rémunération.
Cependant, le syndic doit prendre en charge les frais qu’ils engagent dans le cadre de leurs fonctions : déplacement, forfait téléphonique, achat de livres, etc. Ces dépenses inhérentes à l’exécution de la mission du conseil syndical sont classées dans les dépenses courantes d’administration de la copropriété. Quoi qu’il en soit, elles sont réglées par le syndic.
Réunions et décisions
Le conseil syndical doit obligatoirement se réunir une fois par an, et ce avant chaque assemblée générale. L’objectif de cette réunion est de définir l’ordre du jour de l’assemblée générale et de déterminer le budget prévisionnel avec le syndic de copropriété.
Après la tenue de l’assemblée générale, il est conseillé de programmer une nouvelle réunion pour faire le point sur les décisions adoptées et planifier les travaux à venir. Signalons néanmoins qu’aucun texte n’empêche le conseil syndical de se réunir autant de fois qu’il le souhaite au cours d’une année civile.
En ce qui concerne les décisions du conseil, elles sont prises à la majorité de ses membres. Dans le cas où il y a partage des voix, le président du conseil syndical a voix prépondérante.
Rôle du conseil syndical
C’est la loi du 10 juillet 1965 portant sur le statut de copropriété des immeubles bâtis qui précise l’essentiel des missions dévolues au conseil syndical. Concrètement, dans une copropriété, le conseil syndical représente les copropriétaires, contrôle la gestion du syndic, participe aux assemblées générales et gère les litiges entre copropriétaires.
Représentation des copropriétaires
En général, le conseil syndical est majoritairement composé par les copropriétaires de l’immeuble. Ainsi, il est plus accessible que le syndic. Cet organe qui représente les membres de la copropriété est donc un interlocuteur idéal pour répondre aux différentes préoccupations des copropriétaires. Ces derniers ont par exemple la possibilité de saisir le conseil s’ils ont besoin d’informations sur un document envoyé par le syndic ou une décision adoptée par cet organe.
Surveillance de la gestion du syndic
Le contrôle de la gestion du syndic professionnel ou bénévole est l’une des principales attributions du conseil syndical. À ce titre, les conseillers syndicaux exercent une mission de surveillance sur les prestations réalisées par le syndic. Ils vérifient la comptabilité du syndicat des copropriétaires et la mise en place du budget prévisionnel.
De même, le conseil inspecte les dépenses réalisées et imputées suivant les règles de répartition des charges et des tantièmes de la copropriété. L’organe veille également à ce que les contrats prestataires soient bien exécutés. Notons toutefois que le conseil peut demander au syndic de procéder à la renégociation à chaque date anniversaire, dans le but d’obtenir le meilleur prix.
Pour réussir sa mission de contrôle, le président du conseil syndical peut demander au syndic de permettre à l’organe d’accéder aux documents liés à l’administration de la copropriété. Il peut s’agir par exemple des courriers, des carnets d’entretien ou encore de la copie de l’attestation d’immatriculation de la copropriété.
Si les documents réclamés ne sont pas transmis dans un délai d’un mois suivant la demande du conseil, le syndic risque une sanction pécuniaire. En effet, une pénalité de 15 euros par jour de retard est imputée sur ses honoraires.
Participation aux assemblées générales
Le conseil syndical prend part activement aux assemblées générales. D’ailleurs, en conformité avec la loi, il prépare l’ordre du jour de l’assemblée générale en étroite collaboration avec le syndic de copropriété. Cela vise à soulager le syndic dans l’exécution de ses tâches.
Néanmoins, le conseil syndical peut aussi convoquer une assemblée générale extraordinaire afin de débattre de certains aspects importants de la copropriété. Il a également l’obligation d’intervenir durant l’assemblée générale annuelle pour rendre compte de ses activités. Il incombe donc au président du conseil syndical de préparer le rapport d’activité et de le présenter lors de l’AG.
Pendant les assemblées générales, le conseil syndical peut donner son avis sur la conclusion des contrats. De même, les membres du conseil syndical sont consultés lorsque le prix de la mise en concurrence d’un marché ou d’un contrat franchit le seuil que l’AG a préalablement fixé.
Gestion des conflits entre copropriétaires
Des conflits de diverses natures peuvent survenir entre les copropriétaires. On peut citer notamment :
- les troubles de voisinage,
- les usages non autorisés des parties communes,
- les charges impayées,
- les litiges relatifs aux travaux dans la copropriété…
Dans chacun de ces cas, le conseil syndical peut intervenir pour résoudre le litige à l’amiable. Le président du conseil syndical et les membres élus tentent donc de trouver un consensus avec les copropriétaires, afin de mettre un terme au conflit qui les oppose.
Les missions du conseil syndical ont beau être étendues, elles connaissent toutefois certaines limites. Par exemple, les prérogatives du conseil ne lui permettent en aucun cas de se comporter comme le représentant de la copropriété. Ce rôle est en effet exclusivement réservé au syndic. Néanmoins, ce propos doit être nuancé, car dans le cadre du syndic coopératif, le conseil syndical agit généralement en qualité de syndic.
A contrario, si la copropriété est gérée par un syndic professionnel, la situation est toute autre. En effet, il n’est pas permis au conseil syndical d’autoriser l’annexion d’une partie commune ou demander au syndic de suspendre une procédure de recouvrement de charges.
Responsabilités du conseil syndical
Dans une copropriété, le conseil syndical assume plusieurs responsabilités. Entre garantir la conservation de l’immeuble, élaborer le budget et approuver les travaux importants, les obligations de cet organe sont diverses.
Maintien de l’immeuble et de ses équipements
En collaboration avec les copropriétaires, le conseil syndical plaide pour la rénovation de l’immeuble et de ses équipements. Il procède notamment à la réalisation du bilan initial de copropriété et coordonne le déroulement des opérations. Dans le cadre des travaux urgents importants à la sauvegarde de l’immeuble, le conseil syndical autorise le syndic à réclamer une provision aux copropriétaires.
De même, cet organe peut assister le syndic dans le choix des entreprises qui travaillent pour la copropriété. Concrètement, les conseillers peuvent donner leur avis pour sélectionner l’entreprise qui se chargera de l’entretien des espaces verts ou du nettoyage des parties communes.
Élaboration et suivi du budget
L’élaboration et le suivi du budget prévisionnel de la copropriété relèvent également de la responsabilité du conseil syndical. Ce document qui planifie les dépenses courantes (maintenance, entretien, fonctionnement…) de l’immeuble sur une année est conçu par les conseillers syndicaux avec l’aide du syndic. Les membres du conseil et le syndic doivent estimer avec justesse les besoins financiers de la copropriété, en se basant notamment sur les exercices précédents.
Après l’élaboration du budget, ce dernier est discuté puis voté durant l’AG des copropriétaires. Le conseil a ensuite la responsabilité de suivre l’exécution du budget conformément aux dispositions de l’article 26 du décret du 17 mars 1967.
Approbation des travaux importants
Le conseil syndical donne son approbation pour la mise en œuvre des travaux importants dans l’immeuble. L’organe doit notamment être consulté lorsque le syndic envisage d’engager de grosses dépenses. Cela peut par exemple concerner :
- la réfection des toitures,
- le changement de la cabine d’ascenseur,
- la réparation des appareils de chauffage.
Dans le cadre de l’exécution de ses différentes missions, le conseil syndical peut se faire assister par un spécialiste. En fonction de la nature de la question, il peut s’agir d’un juriste, d’un expert-comptable ou d’un spécialiste en BTP. Les conseils ou avis techniques pris auprès de cette personne permettront à l’organe de jouer son rôle avec efficacité. Les honoraires des spécialistes consultés par le conseil entrent dans la catégorie des charges communes générales.
Conclusion
En définitive, le conseil syndical est un organe dont le rôle est primordial pour le bon fonctionnement d’une copropriété. Le conseil syndical est composé de 3 membres au maximum et exerce des pouvoirs de consultation, d’assistance et de contrôle. Ainsi, il émet des avis sur routes les questions relatives au syndicat de copropriétaires.
Il assiste également le syndic dans ses différents rôles, dont le choix de l’ordre du jour des assemblées générales et l’élaboration du budget prévisionnel de la copropriété. Enfin, en tant qu’organe de contrôle, le conseil syndical surveille la gestion du syndic en contrôlant les actes d’administration et les documents financiers comme les contrats et les factures.
De manière générale, les fonctions assurées par le conseil contribuent à instaurer une certaine transparence dans la gestion de la propriété. Pour ce faire, les membres du conseil syndical doivent jouer leur rôle de manière active et effective, pour le bon fonctionnement de la copropriété.
