Organe essentiel au bon fonctionnement d’un immeuble en copropriété, le syndic est un professionnel de l’immobilier ou un bénévole choisi parmi les copropriétaires.
Élu par l’assemblée générale des copropriétaires, le mandat du syndic de copropriété est de 3 ans maximum, renouvelable indéfiniment. Son activé est réglementée par la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété, et par la loi Hoguet du 2 juillet 1970 sur l’exercice des professions immobilières. La loi Alur a également ajouté certaines obligations.
Alors à quoi sert un syndic exactement ? Quelles sont ses principales missions ?
Des missions définies dans son contrat
Le syndic de copropriété peut être :
- un syndic professionnel : personne physique ou morale (il s’agit souvent d’une société), il doit justifier d’une garantie financière, être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle, posséder une carte professionnelle et ouvrir un compte dédié à la copropriété, séparé de son compte personnel ;
- un syndic bénévole : il s’agit d’un copropriétaire bénévole (élu en assemblée générale parmi les copropriétaires) ou d’un syndic coopératif (une coopérative de copropriétaires sélectionnés parmi les personnes qui siègent au conseil syndical). Le syndic non-professionnel doit ouvrir un compte dédié, au nom de la copropriété. Il est préférable qu’il soit couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle (mais cela n’est pas obligatoire).
Le syndic est élu à l’occasion d’une assemblée générale du syndicat des copropriétaires, à la majorité absolue. Un contrat est ensuite mis en place entre le syndic et le syndicat des copropriétaires. Il comporte plusieurs dispositions essentielles :
- la durée du mandat du syndic : durée libre, plafonnée à 3 ans et renouvelable indéfiniment ;
- la rémunération du syndic : ses honoraires sont payés grâce aux charges de copropriété ;
- les conditions d’exécution du contrat de syndic : définition des missions et du rôle du syndic.
Les missions du syndic de copropriété
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 énumère les principales missions du syndic de copropriété. Si cette liste n’est pas exhaustive (certaines de ses attributions sont mentionnées dans d’autres articles), on peut néanmoins regrouper les missions du syndic de copropriété en trois catégories principales : la gestion administrative, la gestion comptable et financière, et la gestion technique de la copropriété (entretien et conversation de l’immeuble).
La gestion administrative de la copropriété
Le syndic est le représentant légal du syndicat de copropriété vis-à-vis des tiers, notamment en cas d’action en justice.
Le respect du règlement de copropriété
Dans le cadre d’une copropriété, les conditions de fonctionnement, les droits et les obligations de chaque copropriétaire sont rassemblés dans un document de référence : le règlement de copropriété (ou règlement intérieur). Établi en assemblée générale de copropriété, il précise notamment la répartition des lots, les conditions d’utilisation des parties privatives et des parties communes, la répartition des charges entre les copropriétaires et la méthode de calcul de cette répartition.
La première mission du syndic est de veiller au respect du règlement de copropriété par l’ensemble des occupants de l’immeuble (propriétaires et locataires), et d’intervenir pour faire cesser d’éventuelles nuisances. Les habitants doivent respecter les règles édictées dans ce document de référence et les décisions votées par l’assemblée générale des copropriétaires.
La tenue de documents administratifs
Le syndic doit tenir un journal des copropriétaires, qui mentionne les coordonnées de chaque copropriétaire (son état civil et son domicile, son adresse électronique s’il a donné son accord préalable). Le journal des copropriétaires mentionne également la répartition précise de chaque lot de copropriété.
Le syndic doit également tenir et mettre à jour chaque année la fiche synthétique de la copropriété. Ce document (obligatoire depuis la loi Alur) regroupe toutes les données financières et techniques essentielles, qui concernent la copropriété et son bâti.
Il doit aussi immatriculer la copropriété sur un registre : celui-ci reprend l’identité du syndicat, sa date de création, le nombre de lots de copropriété et leur nature, le nom du syndic, les données financières…
Le syndic doit enfin conserver les archives de la copropriété. Au vu du nombre important de documents à conserver, il peut choisir de déléguer cette tâche. Il doit alors obtenir l’accord de la copropriété (vote en assemblée générale).
L’organisation des assemblées générales
Le syndic a également la mission de programmer l’assemblée générale des copropriétaires, au moins une fois par an. Avec la collaboration du conseil syndical, il prépare l’ordre du jour de l’assemblée générale, il convoque les copropriétaires et il rédige le compte rendu de la réunion. Il informe ensuite tous les occupants de l’immeuble des décisions prises, en leur envoyant une copie du procès-verbal.
Certaines décisions doivent obligatoirement être votées par le syndicat de copropriété, en assemblée générale. Le syndic doit notamment organiser un vote pour statuer sur :
- la souscription du contrat d’assurance responsabilité civile du syndicat ;
- la délégation de la gestion des archives à une entreprise spécialisée ;
- l’éventuelle signature de contrats avec une entreprise liée au syndic ;
- la mise en place d’un accès en ligne aux documents relatif à la gestion de la copropriété : il s’agit d’un espace sécurisé, accessible avec un code personnel. Les documents mis à disposition dans cet espace peuvent être téléchargés et imprimés.
Le syndic est ensuite chargé d’exécuter les décisions prises par l’assemblée générale.
La gestion financière de la copropriété
Le syndic assure également la gestion financière et comptable de l’immeuble en copropriété. Il est d’abord chargé d’établir le budget prévisionnel de la copropriété pour chaque exercice. Il doit aussi collecter les charges auprès des copropriétaires.
Le syndic tient la comptabilité du syndicat et la position comptable de chaque copropriétaire. Pour cela, il tient une comptabilité d’engagement, c’est-à-dire une comptabilité « en partie double ». Enregistrée par une écriture en deux temps, chaque opération comptable est simultanément notée au débit d’un compte et au crédit d’un autre compte. Le montant du débit doit toujours être égal au montant du crédit. Les écritures comptables doivent toutes comporter certaines mentions obligatoires : libellé, date et lieu de facture, objet, date de l’appel de fonds. Le syndic doit être capable de présenter ces documents comptables à tout moment au conseil syndical.
Le syndic tient une liste des comptes numérotés, répartis en 5 classes (répondant à une nomenclature obligatoire) : les provisions, avances, subventions et emprunts (classe 1), les copropriétaires et comptes tiers (classe 2), les comptes financiers (classe 3), les comptes de charges (classe 4) et les comptes de produits (classe 5).
Le syndic ouvre obligatoirement un compte bancaire séparé, au nom du syndicat (sauf pour les copropriétés de moins de 16 lots principaux). Le titulaire du compte est le syndicat de copropriétaires, et non le syndic. Toutes les sommes que le syndic reçoit au nom ou pour le compte du syndicat doivent être versées sur ce compte séparé, sans délai.
Une fois par an, le syndic rend compte de sa gestion financière. Il présente les comptes du syndicat et leurs annexes à l’assemblée générale des copropriétaires, pour les soumettre à leur approbation (quitus).
La gestion technique de la copropriété
Le syndic de copropriété doit enfin assurer la conservation, la garde et l’entretien de l’immeuble. Il doit s’assurer du parfait état de la copropriété et faire procéder aux travaux nécessaires sur les parties communes.
Contrairement aux travaux d’envergure, il peut faire effectuer les petites réparations et les travaux d’entretien courant sans accord préalable des copropriétaires. Il doit noter tous les travaux effectués dans le carnet d’entretien de la copropriété, qu’il doit tenir à jour. Le syndic peut aussi engager seul certains travaux importants, lorsqu’ils sont urgents et nécessaires (notamment pour le maintien de la salubrité de l’immeuble).
C’est aussi lui qui signe tous les contrats nécessaires au fonctionnement et à l’entretien de la copropriété. Il signe les contrats de fourniture d’énergie (eau, électricité, gaz…) et les contrats d’entretien des parties communes (nettoyage, jardinage…) et équipements communs (ascenseur, chaudière…).
Il s’occupe également de recruter, de gérer et de congédier le personnel de la copropriété (gardien, concierge, jardinier…). S’ils sont employés par le syndicat des copropriétaires, les salariés de la copropriété sont placés sous l’autorité du syndic. C’est lui qui s’occupe de leurs bulletins de salaire, de la gestion du remplacement des salariés absents (en congés, en arrêt maladie, en congé maternité…).
