Découvrez dans cet article du Blog Door-in les étapes cruciales pour établir un budget prévisionnel en copropriété. Garant d’une gestion financière transparente et efficace, le budget prévisionnel aide à anticiper les dépenses futures et à répartir équitablement les charges entre les copropriétaires. Il est impératif que ce dernier soit approuvé par la collectivité des propriétaires, et nous vous guidons ici à travers le processus pour y parvenir.
Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel en copropriété ?
Le budget prévisionnel est un document comptable qui permet d’assurer le bon fonctionnement de la copropriété. Un bon budget regroupe et planifie l’ensemble des dépenses courantes visant à améliorer l’entretien et la gestion de l’immeuble pour l’année à venir.
Son établissement est confié au syndic de copropriété en concertation avec les membres du conseil syndical. Le vote du budget prévisionnel est obligatoire pour toutes les copropriétés. Il doit être fait à la majorité chaque année lors de l’assemblée générale de copropriété.
Le budget prévisionnel reprend tous les frais récurrents dans la vie de la copropriété :
- les frais d’entretien et de nettoyage des parties communes en copropriété,
- les honoraires des salariés (gardien d’immeuble, jardinier…),
- les honoraires du syndic s’il s’agit d’un syndic professionnel,
- les cotisations d’assurance de la copropriété,
- les dépenses liées à la maintenance de l’immeuble (remplacement d’ampoules, réparation des poignées de porte, etc.),
- l’entretien d’équipements comme le visiophone, la chaudière ou l’ascenseur,
- les frais d’électricité et de chauffage des parties communes de la copropriété.
Les dépenses exceptionnelles (établissement de diagnostics techniques par un professionnel, gros travaux d’entretien ou travaux de rénovation énergétique) ne doivent pas être intégrées au calcul du budget. Elles doivent faire l’objet d’un vote par les copropriétaires lors d’une assemblée générale exceptionnelle convoquée par le syndic de copropriété après la mise en concurrence de plusieurs devis.
Les étapes du budget prévisionnel en copropriété
La préparation d’un budget prévisionnel en copropriété demande une certaine expérience, car de nombreuses dépenses doivent être prises en compte et négociées avant d’être présentées au vote des copropriétaires. Vu la complexité de la tâche, il revient au syndic de s’en occuper en respectant différentes étapes.
La préparation du budget prévisionnel
Pour préparer le budget de l’année à venir, le syndic de copropriété se base sur celui de l’année précédente et effectue une comparaison avec les dépenses qui ont réellement été effectuées. En général, l’augmentation du coût de la vie est prise en compte, car les prix des biens et des services connaissent une hausse chaque année.
Durant la phase de préparation du budget, le syndic procède à la renégociation des contrats de copropriété (services d’entretien, fournisseur d’énergie, assurance…) en faisant jouer la concurrence. Lorsque des offres plus avantageuses sont trouvées, les précédents contrats sont résiliés.
Vous ne devez pas sous-estimer le montant des dépenses annuelles de la copropriété afin de faire baisser les charges. Un budget trop bas peut constituer un frein à la réalisation de travaux urgents, ce qui pourrait obliger les copropriétaires à débloquer des fonds supplémentaires.
Le vote du budget prévisionnel
Après avoir été établi par le syndic de copropriété, le budget prévisionnel doit être soumis au vote. Selon l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, le vote a lieu au maximum 6 mois après la clôture du précédent exercice comptable et se fait à la majorité simple (validé par la moitié des copropriétaires présents). Lorsque des copropriétaires sont absents à l’assemblée générale annuelle ou s’abstiennent de voter, leurs voix ne sont pas prises en compte.
Si des copropriétaires contestent le montant de certaines dépenses, la discussion doit avoir lieu durant l’assemblée générale. Une fois le budget approuvé, le remettre en question devient complexe. Toutefois, il est possible de contester la validité de l’assemblée si les convocations ont été envoyées tardivement ou si l’ordre du jour manque de précision.
Le financement du budget prévisionnel
Après le vote du budget prévisionnel, le syndic met en place un appel de fonds afin de récolter la somme nécessaire. Également connu sous le nom de provisions pour charges, ledit appel de fonds est régulièrement envoyé aux copropriétaires et est accompagné d’un courrier les informant de la date limite de paiement.
Les provisions pour charges ont lieu au début de chaque trimestre et tous les copropriétaires ont l’obligation de payer le quart du montant total à chaque fois. La part des provisions pour charges de chaque copropriétaire est calculée en fonction de ses tantièmes de copropriété. En cas de non-règlement des frais, le syndic dispose de cinq ans pour effectuer une réclamation et lancer une procédure de recouvrement.
En ce qui concerne les dépenses exceptionnelles, la loi Alur a permis l’instauration d’un fonds de travaux obligatoire pour chaque copropriété possédant plus de 10 lots. Ce dernier aide la copropriété à financer les travaux devant être réalisés en urgence. Chaque copropriétaire procède ainsi au règlement d’une cotisation annuelle en fonction de sa quote-part. Par ailleurs, le montant total du fonds (qui est voté lors d’une assemblée générale) doit représenter au moins 5 % du budget prévisionnel. En cas de vente du bien immobilier, les cotisations versées pour le fonds de travaux ne sont pas récupérées.
Le réajustement du budget prévisionnel de copropriété
Le budget prévisionnel étant réalisé de façon approximative, il est impossible de savoir quel sera le montant exact des charges de copropriété. Pour éviter une régularisation trop importante en fin d’année, le syndic de copropriété peut choisir de le réajuster si les prévisions sont trop élevées ou trop basses. Qu’il s’agisse d’un trop-perçu ou d’un moins-perçu, la différence est ajoutée ou déduite des futurs appels de fonds.
Le réajustement du budget prévisionnel doit être fait lors d’une assemblée générale qui le mentionne dans son ordre du jour. Tout réajustement doit impérativement être voté par les copropriétaires, car le conseil syndical est incapable de procéder à un tel changement tout seul.
