La gestion d’une copropriété repose sur des piliers indispensables, parmi lesquels les assemblées générales (AG) jouent un rôle crucial. Elles permettent aux copropriétaires de se réunir pour prendre des décisions collectives concernant leur immeuble. Pour assurer l’efficacité de cette séance, la mise en place d’un ordre du jour bien établi qui définit les points à aborder lors de la réunion est importante. L’ajout d’une résolution à l’ordre du jour d’une assemblée générale nécessite cependant une procédure bien définie et un certain nombre de règles.
Qu’est-ce qu’une résolution et pourquoi est-elle importante ?
Lors d’une assemblée générale entre copropriétaires, une résolution à l’ordre du jour désigne une proposition formelle soumise à discussion et au vote des participants. La résolution vise à résoudre une question spécifique ou à prendre une décision collective en rapport avec la gestion de la copropriété.
La soumission d’une résolution à l’ordre du jour aide à préparer les copropriétaires en amont en fournissant les informations nécessaires sur la question à traiter. Elle offre une occasion de débat constructif et de partage d’opinions entre les copropriétaires. Les assemblées générales sont des moments privilégiés où les membres de la copropriété peuvent exprimer leurs points de vue, discuter des avantages et des inconvénients des différentes options puis parvenir à un consensus.
Mettre une résolution à l’ordre du jour d’une assemblée générale garantit la transparence et l’équité dans le processus décisionnel et dans l’intérêt commun de la copropriété. Tous les copropriétaires ont la possibilité de participer activement aux délibérations et d’effectuer le vote sur les résolutions proposées, ce qui favorise une prise de décision collective.
Le processus pour soumettre une résolution à l’ordre du jour
Chaque copropriété a des règles spécifiques. Les étapes liées à la soumission d’une résolution à l’ordre du jour peuvent varier d’une association à une autre. Il existe toutefois des étapes générales pour soumettre une résolution.
La première étape consiste à rédiger de façon claire et précise la proposition de résolution en décrivant la question à traiter et la décision souhaitée. La proposition doit inclure tous les détails pertinents et il faudra utiliser un langage précis et compréhensible. Certaines copropriétés peuvent exiger un formulaire officiel et vous devez vous familiariser avec les statuts de l’association pour connaître les procédures spécifiques.
Conformément aux procédures établies par les membres, l’étape suivante peut consister à envoyer une demande écrite au syndic ou au conseil syndical. Il peut s’agir d’une lettre ou d’un courriel mentionnant l’intention de soumettre une résolution à l’AG. À cette demande écrite, il faudra joindre votre résolution rédigée.
La demande doit être soumise dans les délais prescrits par les règles de la copropriété, notamment quelques semaines avant la date prévue de l’AG. Afin d’avoir une preuve que la résolution a été soumise à temps, vous pouvez demander une confirmation de réception à la demande. Une fois votre demande reçue et acceptée, la résolution sera ajoutée à l’ordre du jour de l’AG par le syndic ou le conseil syndical. Lors de l’assemblée générale, la proposition sera présentée aux copropriétaires présents et ils pourront effectuer un vote pour décider de l’adoption ou du rejet de la résolution.
Qui peut mettre une résolution à l’ordre du jour ?
Les statuts de la copropriété et le règlement intérieur fournissent des informations détaillées sur les personnes autorisées à proposer des résolutions et les procédures à suivre. En règle générale, plusieurs parties peuvent proposer une résolution à l’ordre du jour d’une assemblée générale dans une copropriété. En effet, le conseil syndical (élu par les copropriétaires) est habilité à soumettre des résolutions pour aborder des questions importantes liées à la copropriété.
En tant que représentant légal de la copropriété, le syndic peut proposer des résolutions à l’ordre du jour. Cette personne peut notamment agir de sa propre initiative ou en réponse à une demande ou une recommandation du conseil syndical ou des copropriétaires.
Quant aux copropriétaires, ils ont également le droit de soumettre des résolutions à condition de respecter les procédures et les délais établis par les règlements de la copropriété
Délais et formalités
Les délais de soumission d’une résolution sont en général définis par les statuts de la copropriété ou le règlement intérieur. Vous devez vérifier ces documents pour connaître le délai minimum requis avant l’AG pour déposer une résolution. Ce délai peut varier de quelques semaines à un mois avant la date prévue de l’AG.
Par ailleurs, les résolutions doivent être soumises par écrit et comprendre les informations requises conformément au règlement intérieur de la copropriété. Pour garantir la prise en compte d’une résolution par le conseil syndical, les exigences doivent être suivies à la lettre. Lors de l’AG, il faudra fournir une description détaillée et claire de la question à traiter. En cas de nécessité, des documents supplémentaires peuvent être joints à la demande.
Exemples de résolutions couramment mises à l’ordre du jour lors d’une assemblée générale
Voici quelques exemples de résolutions typiques qui peuvent être soumises à l’ordre du jour lors des assemblées générales entre copropriétaires :
- élection des membres du conseil syndical,
- autorisation de travaux de rénovation,
- approbation du budget,
- approbation des comptes annuels,
- autorisation de vente d’une partie commune,
- adoption de nouvelles règles dans la copropriété…
Par ailleurs, les résolutions peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de chaque copropriété.
Erreurs à éviter lors de la mise à l’ordre du jour d’une résolution
Lors de la soumission d’une résolution pour une assemblée générale de copropriété, vous devez éviter certaines erreurs courantes. En effet, il est important d’éviter le non-respect des délais prescrits par les règles de la copropriété en cas de soumission de résolution. Évitez de soumettre une résolution mal rédigée, car elle peut prêter à confusion ou être incompréhensible pour les copropriétaires. La résolution doit être rédigée dans un langage clair et précis, en expliquant clairement la question à traiter et la décision souhaitée.
Dans la rédaction d’une résolution, le manque d’information et de justification est à bannir. La résolution doit comprendre toutes les informations pertinentes et vous devez justifier la proposition en expliquant les raisons qui la soutiennent. En plus de ces différents aspects, vous ne devez pas ignorer les recommandations ou les suggestions du conseil syndical pour améliorer la proposition.
La résolution à l’ordre du jour permet ainsi d’engager les copropriétaires dans le processus décisionnel. Pour mettre une résolution à l’ordre du jour, assurez-vous de respecter les délais prescrits dans le règlement et les exigences spécifiques à la copropriété. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter le syndic ou le conseil syndical pour obtenir des clarifications et des conseils supplémentaires.
