Comment s’organise la tenue de l’assemblée générale et qui encadre et dirige les séances ?
Au moins une fois par an, le syndicat de copropriété d’un immeuble (composé de fait de l’ensemble des copropriétaires) se réunit en assemblée générale. C’est à cette occasion que sont prises toutes les décisions importantes qui concernent la copropriété. Or, un certain formalisme doit être respecté pour l’organisation et la tenue de l’assemblée générale. Alors comment l’assemblée générale est-elle organisée ? Et quels sont les principaux rôles tenus pendant celle-ci ?
Qu’est-ce qu’une assemblée générale de copropriétaires ?
L’assemblée générale est l’instance qui réunit l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble (aussi désigné sous le terme de « syndicat de copropriété »). Si la présence de tous les copropriétaires est recommandée, elle n’est néanmoins pas obligatoire. En revanche, la tenue cette assemblée générale ordinaire est, elle, obligatoire : elle doit avoir lieu au moins une fois par an.
Il est cependant fortement recommandé d’y assister, car un grand nombre de décisions importantes sont prises lors des assemblées générales. Que ce soit concernant la vie de la copropriété, son organisation, ou encore la mise en concurrence de nouveaux syndics de copropriétés, les AG sont des réunions indispensables permettant la bonne gestion de tous les projets concernant la copropriété.
Chacun des copropriétaires est convoqué à l’AG par le syndic de l’immeuble (le représentant légal du syndicat des copropriétaires), individuellement et par lettre recommandée. Cette convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale, et contenir l’ordre du jour (ainsi que d’autres informations obligatoires). Tout copropriétaire peut demander au syndic d’ajouter une ou plusieurs questions à l’ordre du jour de la future AG. Rédigé et tenu par le syndic, il récapitule clairement les points à aborder et à voter au cours de la séance.
En effet, c’est à l’occasion de cette assemblée que sont votées toutes les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété :
- désignation du syndic de copropriété ;
- élection des membres du conseil syndical ;
- actes d’administration : souscription des contrats, vote des travaux à réaliser dans l’immeuble, établissement du budget prévisionnel de l’année à venir, modification de certaines dispositions du règlement de copropriété … ;
- actes de disposition : vote pour l’acquisition ou la cession de parties communes de l’immeuble…
Comment se déroule l’assemblée générale ?
Organisée en général dans la ville de la copropriété, l’AG peut se tenir au sein de l’immeuble, dans les locaux du syndic de copropriété, ou dans tout autre endroit situé dans la zone géographique visée.
C’est l’occasion pour les copropriétaires d’aborder tous les sujets liés à la copropriété, des plus anodins aux plus importants (les éventuelles nuisances, les travaux à prévoir dans telle ou telle partie commune, un projet de rachat d’une partie commune…). Néanmoins, à la fin de la séance, le vote ne porte que sur les questions prévues et inscrites à l’ordre du jour.
Les personnes présentes aux AG sont :
Les copropriétaires ou leurs mandataires :
S’il ne peut pas s’y rendre lui-même, un copropriétaire peut désigner toute personne de son choix pour le représenter.
Le bureau de l’AG :
Il est composé de plusieurs personnes chargées de diriger les débats, de faire avancer la séance et de comptabiliser les votes.
Tous les copropriétaires (présents ou représentés) votent, à main levée ou par écrit. Chacun a un nombre de voix proportionnel à sa quote-part exprimée en tantièmes (souvent en millièmes).
Pour toutes les questions relatives à l’entretien courant et à l’administration générale de la copropriété, le vote se fait à la majorité simple. En revanche, pour les questions relatives à la désignation du syndic, ou celles qui concernent des travaux de transformation de l’immeuble, le vote se fait à la majorité absolue. Pour modifier le règlement de copropriété, il faut enfin obtenir la double majorité des voix (ou l’unanimité).
Quels sont les trois grands rôles tenus pendant l’AG ?
Plusieurs personnes garantissent le respect du formalisme et des règles de l’AG, qu’il s’agisse d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Le syndic veille à la mise en place des assemblées générales. En plus de convoquer les copropriétaires aux assemblées, c’est lui qui assure en général le secrétariat des AG (sauf vote contraire). C’est également le syndic qui établit la feuille de présence de l’assemblée et qui notifie le procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants.
Le bureau est quant à lui chargé d’orchestrer et d’assurer le bon déroulement de la séance. Il est constitué d’un président de séance, d’un secrétaire et parfois d’un ou plusieurs scrutateurs. Au cours d’une même assemblée générale, un copropriétaire ne peut pas occuper plusieurs postes au sein du bureau.
Le président de séance
Le président de séance est obligatoirement un copropriétaire (il peut par exemple s’agir du président du conseil syndical). Il est élu par les copropriétaires présents et représentés à l’AG, à la majorité simple (majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965). Pour éviter tout conflit d’intérêt, le rôle de président de séance ne peut être assuré ni par le syndic, ni par son conjoint, son partenaire de PACS ou l’un de ses préposés.
Le président de séance se voit confier plusieurs missions :
- il ouvre et lève la séance ;
- il dirige les débats pendant l’AG ;
- il choisit l’ordre dans lequel les résolutions vont être votées ;
- il appelle au vote, sur chaque question inscrite à l’ordre du jour ;
- il valide et signe le compte rendu d’AG en fin de séance (ce compte rendu est ensuite envoyé à tous les copropriétaires de l’immeuble, présents ou non à l’assemblée générale).
Le président de séance engage sa responsabilité au cours de l’AG.
Le secrétaire de séance
C’est en principe le syndic qui assure le rôle de secrétaire de séance (sauf décision contraire de l’AG). Obligatoire, il est élu à la majorité simple des copropriétaires présents et votants.
Chef d’orchestre de la séance, le secrétaire a plusieurs missions :
- il apporte des précisions sur les sujets débattus, en cas de délibération sur une résolution : les copropriétaires peuvent ainsi voter en toute connaissance de cause ;
- il encadre la séance et s’assure que les débats et les votes ne durent pas trop longtemps ;
- il consigne les résultats des votes : pour chaque résolution, il note le nombre de copropriétaires et le nombre de tantièmes qui ont votés pour, ceux qui se sont abstenus et ceux qui ont votés contre ;
- il établit le PV d’AG (le document qui regroupe les résultats de toutes les décisions votées en assemblée générale).
Les scrutateurs
Les scrutateurs sont également élus par l’assemblée, à la majorité simple des copropriétaires présents et représentés. Néanmoins, leur désignation n’est pas obligatoire (sauf si le règlement de copropriété en dispose autrement). L’assemblée générale peut avoir lieu et les décisions peuvent être votées sans la présence de scrutateurs.
Le rôle du ou des scrutateur(s) consiste à comptabiliser les votes, pour chaque question inscrite à l’ordre du jour. Pour chaque résolution, il compte le nombre de voix pour, le nombre de voix contre, et le nombre d’abstentions. C’est également le scrutateur qui vérifie la régularité de la feuille de présence et du contenu du procès-verbal.
Est-ce différent lors d’une assemblée générale en visioconférence ?
C’est un nouveau mode d’organisation des AG, qui n’est pas prêt de disparaître ! Mais comment chaque acteurs prend il sa place lors d’une assemblée générale en visio ?
Suite à l’épidémie que nous avons traversée, la visio de manière générale a connu un fort succès. Mais dans le domaine de la copropriété, certaines obligations sont à prendre en compte.
C’est depuis la loi ELAN, qu’il est possible de faire des assemblées générales en visio, cependant l’AG doit la valider préalablement par vote. C’est lors de l’assemblée générale en année N que les participants voteront et valideront ensemble le mode de fonctionnement de celle de l’année N+1.
Mais les rôles changent-ils dans le cadre d’une AG en visioconférence ?
Non, ils ne changent pas et chacun garde la place qui lui est attribuée mais, à distance ! Il existe cependant quelques prérequis et des dispositifs à mettre en place pour que les assemblées générales en visio se déroulent correctement.
Quelles sont ces conditions ?
- le système utilisé doit permettre à chacun, et au syndic de copropriété, d’identifier les participants précisément ;
- la vidéo n’est pas obligatoire, mais fortement conseillée, et il est obligatoire d’au minimum entendre la voix de chacun ;
- la retransmission simultanée de la visioconférence (chaque participant doit être présents en même temps lors de l’assemblée générale)
- la retransmission continue de la visioconférence (s’il y a une interruption lors de l’assemblée générale, elle devra être notée au PV de l’AG, peu importe sa durée, et peu importe le nombre de copropriétaires qu’elle concerne)
Le syndic peut-il refuser d’organiser une assemblée générale en visioconférence ?
Le syndic de copropriété à le droit de refuser d’organiser une AG en visio s’il le souhaite. Ce moyen de communication reste une option mais pas une obligation.
Cependant, les modifications du décret du 25 mars 2020, apportées par la loi renforçant les outils de gestion de la crise sanitaire mentionnent bien que le recours au vote 100% par correspondance est autorisé que lorsque l’assemblée générale en visioconférence n’est pas réalisable. Il est donc difficile pour un syndic de refuser complétement une assemblée générale en visioconférence.
