Conformément à la loi du 10 juillet 1965, la gestion d’un immeuble en copropriété doit être assurée par un syndic. Ce dernier est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. Il veille au respect des règles de la copropriété et la représente auprès des tiers. Il a également pour mission de choisir les différents prestataires et artisans pour la copropriété dont il a la gestion. Quelles sont les missions du syndic ? Quels critères doit-il considérer pour choisir un bon prestataire ?
Quelles sont les missions d’un syndic de copropriété ?
Divisée en cinq chapitres, la loi de 1965, encore appelée loi de la copropriété, a été instituée pour réglementer la gestion des immeubles en copropriété. Elle définit et précise le rôle de chaque organe de la copropriété, notamment le conseil syndical, le syndicat et le syndic de copropriété. En se référant à cette loi, les missions du syndic peuvent être regroupées en trois points essentiels.
Gestion administrative d’un immeuble
Dans l’exercice de ses fonctions, le syndic de copropriété doit convoquer et animer des assemblées générales entre les différents copropriétaires de l’immeuble. Ces réunions sont organisées au moins une fois par an. Toutefois, en cas d’urgence, il peut saisir le conseil syndical pour mettre en place des assises extraordinaires.
Lors de ces rendez-vous annuels, le syndicat des copropriétaires fait un bilan des actions menées au cours de l’année tout en suivant l’ordre du jour fixé par le syndic. C’est à cette occasion que tous ces acteurs prennent de nouvelles décisions pour la bonne conservation de la copropriété. À la fin des réunions, le syndic envoie les procès-verbaux à chaque copropriétaire.
Le syndic de copropriétés est par ailleurs tenu d’établir et de mettre à jour le carnet d’entretien ainsi que la fiche synthétique de la copropriété. Il s’occupe également de l’immatriculation de la copropriété au Registre national des Copropriétés (RNC).
Choix des prestataires
Pour vivre en sécurité et dans de meilleures conditions, les occupants d’un immeuble ont besoin d’eau, d’électricité et du gaz. Le syndic de copropriétés fait alors appel aux prestataires qui fournissent ces services. En faisant jouer la concurrence, il réussit à négocier des contrats avec les meilleures garanties. En dehors de ces professionnels, il engage des ascensoristes et des sociétés d’entretien pour maintenir la sécurité et la propreté au sein de l’immeuble.
Lors d’une assemblée générale, les copropriétaires peuvent voter la mise en place de travaux dans l’immeuble. Il revient au syndic d’œuvrer pour la réalisation de ces travaux. Pour y parvenir, il doit contacter les différents artisans ou prestataires qui vont intervenir sur le chantier. En les mettant en concurrence et en comparant les différents devis, il peut choisir le professionnel qui propose le rapport qualité-prix le plus avantageux.
Tenue de la comptabilité de la copropriété
Le syndic assure la gestion de tous les comptes de la copropriété. Il édite et tient à jour trois documents comptables importants. Il s’agit du livre journal, du grand livre des comptes et de la balance. En prenant cette disposition, ce professionnel arrive à vite identifier les problèmes financiers qui peuvent empêcher la bonne gestion de la copropriété.
Pour bien assumer sa mission financière, le syndic ouvre un compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires. C’est sur ce compte qu’il doit verser toutes les sommes perçues au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires. Il a par railleurs la responsabilité de :
- préparer un budget prévisionnel,
- envoyer des appels de fonds,
- collecter des charges de copropriété,
- payer les différents prestataires de la copropriété (fournisseurs d’énergie, société de ménage…),
- recouvrer les charges impayées par un ou plusieurs copropriétaires.
Le syndic s’assure ainsi de la bonne situation financière de la copropriété.
Comment sélectionné les prestataires ou artisans ?
En tant que syndic, vous devez choisir les artisans qui vont intervenir dans la copropriété dont vous avez la gestion. Pour sélectionner un prestataire qui répond à vos attentes, prenez en considération certains critères essentiels.
Vérifiez les statuts de l’entreprise
Avant de contacter un prestataire, il est important de vous renseigner sur ses statuts. Ces derniers contiennent les clauses qui vont régir ses rapports avec des tiers. Ils referment également certaines mentions obligatoires comme la dénomination, la forme et le siège du prestataire. Pour obtenir ces informations, vous pouvez faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce de votre région. Vous avez aussi la possibilité de vous rendre sur le site Infogreffe.fr.
En plus des statuts, vous devez vous assurer que l’artisan ou le prestataire a une assurance responsabilité civile professionnelle avant de signer un contrat. Il est aussi important de s’assurer que l’entreprise ne fait l’objet d’aucune procédure judiciaire. Cela vous permettra d’effectuer vos missions en toute quiétude.
Comparez les devis des différentes entreprises
Mettez en concurrence les différents artisans qui se trouvent dans votre région. Cela vous permettra d’avoir de nombreuses propositions de devis. Faites ensuite un comparatif des différentes offres. Sélectionnez les entreprises dont les honoraires sont dans la limite du raisonnable.
Le prix ne doit pas être le seul facteur qui influencera votre choix. Certains artisans proposent des tarifs très abordables, mais ne sont pas aptes à fournir un travail de bonne qualité. Pour éviter de collaborer avec ces derniers, lisez avec soin les clauses de chaque contrat qui vous est présenté. Assurez-vous qu’elles sont conformes aux exigences de la loi régissant le fonctionnement de la copropriété. Analysez aussi minutieusement le contenu des devis.
Pour finir, vérifiez les mentions obligatoires qui sont inscrites sur le devis, à savoir :
- le nom et l’adresse de l’entreprise,
- le coût total des travaux,
- la description des travaux à exécuter,
- le SIRET/SIREN ou du numéro RCS/RM…
Si les entreprises possèdent des sites internet, vous pouvez vous servir des comparateurs en ligne pour faire votre choix. Vous trouverez ainsi rapidement le professionnel qui vous convient.
Avant de signer un contrat définitif avec un prestataire, il faut le rencontrer physiquement. Le rendez-vous peut être organisé dans les locaux de ce dernier. Cela permet de mieux connaître le prestataire choisi, son mode de fonctionnement, ses équipements.
Cette disposition évite par ailleurs les arnaques par des individus malhonnêtes, des personnes qui administrent des sites véreux au nom d’une entreprise fictive.
