Le lexique de la gestion de la copropriété

Lexique

En général, le vocabulaire employé dans le domaine de l’immobilier est complexe et difficile à comprendre. Que vous soyez un professionnel ou un particulier, il se pourrait donc que certains termes liés à la copropriété soient difficiles à appréhender pour vous. Door-in vous explique les mots et expressions couramment utilisées dans le lexique de la gestion de copropriété.

Aliénation des parties communes

L’aliénation des parties communes consiste à attribuer ou vendre un lot commun en jouissance exclusive. Il existe deux différents types d’aliénation : les aliénations consenties et les aliénations contraintes. Concrètement, la décision d’aliéner des parties communes peut résulter d’une décision du syndicat de copropriété ou d’une obligation d’ordre législatif ou réglementaire.

Annexion

L’annexion désigne le fait d’approprier une ou plusieurs parties communes sans avoir obtenu une autorisation auprès de l’assemblée générale des copropriétaires.

Appel de fonds

Mécanisme financier, les appels de fonds permettent de supporter les charges liées à une copropriété. Chaque copropriétaire doit ainsi verser une somme d’argent au syndic en fonction du nombre de tantièmes de lots détenus.

En général, on distingue deux sortes d’appels de fonds :

  • les appels de fonds qui servent à gérer les charges générales (entretien, conservation de l’immeuble),
  • les appels de fonds pour financer des dépenses exceptionnelles comme un ravalement de façade par exemple.

Quoi qu’il en soit, le montant total des appels de fonds est fixé sur la base du budget prévisionnel annuel adopté en assemblée générale.

Assemblée générale

Encore appelée AG, l’assemblée générale est un organe de décision. Conformément à la loi, les syndics doivent organiser des réunions en AG pour prendre toutes les décisions touchant à la copropriété. On distingue néanmoins deux assemblées générales.

L’assemblée générale ordinaire

Elle se réunit au moins une fois chaque année. Le syndic envoie une convocation à tous les copropriétaires. Ces derniers se retrouvent pour voter les différentes résolutions inscrites à l’ordre du jour par le syndic de copropriété.

L’assemblée générale extraordinaire

Cette assemblée constitue un rendez-vous exceptionnel au cours duquel le syndic peut demander l’avis ou le vote des copropriétaires sur des questions spécifiques. Les sujets traités en AG extraordinaire sont en général les problèmes sur lesquels l’AG ordinaire n’a pas pu statuer. Il peut ainsi être question de voter pour la rénovation thermique ou électrique de l’immeuble.

Association des copropriétaires

L’association des copropriétaires (ACP) représente une personne morale constituée de l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble. Cette entité juridique assure notamment la gestion courante et l’entretien de la copropriété.

Astreinte

Dans le lexique de la gestion de copropriété, l’astreinte est une clause qui oblige une personne à s’acquitter d’une somme d’argent par jours de retard dans l’exécution d’une obligation. Cela peut concerner la réalisation de certains travaux de copropriété par exemple.

Copropriété

Avance permanente de trésorerie

Une avance permanente de trésorerie est en réalité une réserve financière que prévoit le règlement de copropriété. Cette réserve ne peut toutefois excéder un sixième du budget annuel consacré aux charges de l’immeuble. Elle permet de disposer d’un fonds de roulement conséquent pour régler les dépenses urgentes et indispensables.

Balance générale

Document comptable, la balance générale indique les soldes des comptes à la fin de chaque exercice. Elle permet d’établir le point des crédits et des débits par compte et donc de connaître l’état du compte (si le solde du compte est positif ou négatif).

Budget prévisionnel

Il est adopté en AG annuelle et précise les dépenses à effectuer au cours de l’année. Son montant est notamment déterminé sur la base des dépenses réalisées lors des exercices précédents. En général, le budget prévisionnel intègre la somme à allouer à la maintenance, à l’administration et au fonctionnement de la copropriété.

Ce budget inclut également d’autres dépenses comme le salaire du gardien, les assurances et les frais d’entretien des parties communes. C’est sur cette base que le syndic de copropriété détermine la contribution due par les copropriétaires dans les appels de fonds.

Carence

Cette expression désigne un manquement du syndic de copropriété dans les obligations qui lui incombent. Autrement dit, il y a une carence lorsque cet organe ne joue pas correctement son rôle et ne respecte pas les engagements pris lors de son élection.

Dans ce cas, le conseil syndical a le pouvoir d’exiger la révocation ou le non-renouvellement du syndic au cours d’une AG. Lorsque l’affaire est soumise à un juge, un administrateur est provisoirement désigné pour assurer les fonctions du syndic.

Carnet d’entretien

Le carnet d’entretien figure parmi les termes importants du lexique de la gestion de copropriété. Il s’agit d’un document qui comporte toutes les informations techniques liées aux travaux de maintenance ou de rénovation réalisés dans un immeuble en copropriété. Il est obligatoire dans toutes les copropriétés et doit être régulièrement mis à jour par le syndic.

Charges de copropriété

Les charges de copropriété désignent les dépenses qui doivent être effectuées chaque année dans la copropriété. Celles-ci participent au fonctionnement ainsi qu’à la conservation de l’immeuble. On distingue ainsi les charges spéciales et les charges générales.

Ces dernières concernent les dépenses relatives à l’entretien, la maintenance et l’administration du bâtiment. Quant aux charges spéciales, elles couvrent les services collectifs et les équipements communs. Chaque copropriétaire participe à ces charges en fonction de la quote-part de ses lots dans la copropriété.

Conseil syndical

Cet organe consultatif a pour rôle de coordonner les rapports entre le syndic et les copropriétaires. Il est habileté à donner des conseils au syndic sur tous les sujets se rapportant à la copropriété. Le conseil syndical est constitué des membres de la copropriété. Ces derniers sont élus en assemblée générale pour un mandat de trois ans.

Copropriété

Il s’agit d’un immeuble ou d’un ensemble immobilier, réparti en lots et qui appartient à au moins deux personnes différentes. Ce bien est soumis à une réglementation particulière et une gestion collective encadrée par un règlement de copropriété.

Délégation des pouvoirs

La délégation des pouvoirs est un mécanisme qui permet à un copropriétaire de déléguer son pouvoir à un autre copropriétaire avant la tenue d’une assemblée générale. Les pouvoirs sont délégués sur des points précis.

Délibération

Dans le lexique de la gestion de copropriété, ce terme qualifie une décision adoptée par les copropriétaires après un vote en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

État daté

Il s’agit d’un document élaboré par le syndic lors de la vente d’un bien appartenant à la copropriété. L’état daté renseigne le futur acquéreur sur les différentes charges qu’il devra supporter dès l’officialisation de la vente. Ce document peut également donner des informations sur d’éventuelles procédures judiciaires en cours.

État descriptif de division

C’est un document qui recense les lots d’une copropriété. Les caractéristiques des lots (nombre de pièces, situation en fonction des étages, usage…) sont également mentionnées dans l’état descriptif de division. Ce dernier est en général réalisé par un géomètre et est annexé au règlement de copropriété.

État détaillé des dépenses

L’état détaillé de dépenses est un document comptable qui répertorie avec précision toutes les charges engagées dans la copropriété lors d’un exercice comptable donné. Le syndic a l’obligation de l’envoyer à tous les copropriétaires. Il peut par ailleurs être partagé sur l’extranet.

État détaillé

Équipement collectif

C’est un matériel ou un dispositif qui apporte des services à plusieurs lots d’un immeuble en copropriété. À titre d’exemple, on peut citer les ascenseurs, les chaudières ou encore les piscines. La gestion des équipements collectifs est à la charge de tous les membres de la copropriété.

Extranet

Il s’agit d’un espace numérique sécurisé prévu dans la loi ALUR. Le syndic de copropriété a l’obligation d’y mettre en téléchargement les documents relatifs à la gestion de l’immeuble. Ces derniers sont destinés aux copropriétaires qui pourront les consulter plus facilement. Il peut ainsi s’agir de documents comme :

  • le règlement de copropriété,
  • l’état descriptif de division,
  • la fiche synthétique de la copropriété,
  • les différents contrats en cours d’exécution,
  • les documents comptables.

On peut aussi retrouver le carnet d’entretien de l’immeuble et les procès-verbaux (PV) des dernières AG sur l’extranet de la copropriété.

Feuille de présence

C’est la feuille que les propriétaires doivent obligatoirement signer au début des réunions des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires. Si elle dresse la liste des membres de la copropriété, elle fournit également des détails sur leurs lots ainsi que les tantièmes associés.

Fonds de travaux

Représentant une enveloppe budgétaire, les fonds de travaux sont constitués des cotisations annuelles obligatoires des copropriétaires d’un immeuble datant de plus de cinq ans. Elle est dédiée au financement des travaux obligatoires et des travaux décidés en AG. Son montant équivaut au minimum à 5 % du budget prévisionnel.

Gros œuvre

Dans le domaine de la construction, le gros œuvre se rapporte aux travaux effectués sur la structure de l’immeuble et qui participent à sa stabilité. Il s’agit notamment des travaux sur les fondations, les poutres, la charpente, les murs porteurs ou encore la toiture.

Indivision

L’indivision est la situation dans laquelle un même bien ou un même ensemble de biens appartient à plusieurs personnes à la fois. Cela peut résulter d’un héritage ou d’un achat en couple.

Loi ALUR

La loi pour l’accès au logement et un urbanisme rénové (ALUR) est un texte de loi promulgué en mars 2014. Elle vise à réguler les dysfonctionnements du marché de l’immobilier et à offrir une protection juridique optimale aux propriétaires et locataires. La loi ALUR favorise également l’augmentation de l’offre de logements sur le territoire français.

Loi ELAN

Adoptée le 16 octobre 2018 par le Sénat, la loi ELAN ambitionne de faciliter la construction de nouveaux logements en France et de protéger les logements les plus fragiles.

Lot de copropriété

Dans le lexique de la gestion de copropriété, ce terme désigne une partie privative individualisée dans un immeuble. On distingue cependant les lots principaux (appartement, bureau, boutique…) des lots annexes (parking, cave, grenier…).

Mandat

C’est un pouvoir conféré par un copropriétaire à un autre pour assurer sa représentation au cours d’une séance de l’AG ordinaire ou extraordinaire.

Mandant

Le terme de mandant est employé pour désigner le copropriétaire qui donne mandat à une autre personne pour voter à sa place lors d’une AG. La personne à qui le mandat est donné est appelée le mandataire.

Millième

Cette notion permet de déterminer la valeur locative d’un lot de copropriété ainsi que la part correspondante dans le calcul des charges de l’immeuble.

Mutation

La mutation s’emploie lorsqu’un lot change de propriétaire, que ce soit suite à une vente ou un héritage.

Ordre du jour

C’est un document qui résume les différents sujets qui seront abordés en assemblée générale de copropriété. Il contient aussi les différentes résolutions sur lesquelles les copropriétaires devront exprimer leur droit de vote. Quoi qu’il en soit, aucune AG ne peut avoir lieu sans ordre du jour.

Le syndic est obligé d’établir l’ordre du jour et de notifier à tous les copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’AG.

Parties communes

Ce sont des parties spécifiques de l’immeuble en copropriété (ascenseur, escalier, toiture, chauffage collectif, colonnes montantes, boîtes aux lettres…). La propriété et l’usage des parties communes sont partagés par tous les copropriétaires.

Rénovation parties communes

Parties mitoyennes

Elles désignent les portions du bien en copropriété dont la propriété et l’usage ne sont partagés que par un petit nombre de copropriétaires.

Parties privatives

Les parties privatives sont des lieux privés d’un immeuble en copropriété. Ces portions (logement, garage, chauffage individuel…) appartiennent de façon exclusive à un copropriétaire déterminé.

Procès-verbal

Document rédigé par le secrétaire de séance, le procès-verbal résume les décisions ou les résolutions adoptées lors d’une AG des copropriétaires.

Prorata temporis

Il s’agit d’une clé de répartition basée sur le temps écoulé. Cette notion s’applique aux transactions immobilières relatives aux biens en copropriété. Elle permet de répartir le paiement des charges entre le vendeur et l’acquéreur.

Quitus

Approbation de la gestion du syndic de copropriété par l’ensemble des copropriétaires, le quitus est voté à la majorité simple au cours de l’AG. Lorsque le vote est favorable, il signifie que les membres de la copropriété ratifient tous les actes de gestion du syndic.

Quote-part

Parmi les termes du lexique de la gestion de copropriété, la quote-part se distingue et désigne la proportion de participation aux charges du bien. Elle permet également de déterminer la proportion de participation aux votes en AG selon les tantièmes détenus par chaque copropriétaire.

Quorum

C’est le nombre minimum de votants nécessaire pour valider une décision ou une résolution en AG. Si le quorum n’est pas atteint, toutes les décisions votées sont invalides.

Règlement de copropriété

Rendu obligatoire par la loi, le règlement de copropriété répartit les charges entre les copropriétaires. De même, il précise les parties communes, mitoyennes et privatives de l’immeuble. Il comporte enfin les droits, devoirs et interdictions des membres de la copropriété.

Régularisation de charges

C’est une opération qui consiste à réajuster le montant des provisions de charges annuelles fixées en fonction de la quote-part de chaque copropriétaire.

Syndic de copropriété

Le syndic de copropriété est la personne physique ou morale en charge d’administrer une copropriété. Cette personne est élue en assemblée pour un mandat d’une durée maximale de 3 ans. Concrètement, sa mission consiste à gérer le volet administratif et comptable de l’immeuble. Le syndic de copropriété se charge ainsi de l’organisation des assemblées générales, de la tenue des comptes, de la signature des contrats, du suivi des travaux et de la gestion du personnel.