Comprendre les termes et les conditions d’un contrat de syndic permet d’échapper aux écueils et aux déconvenues inattendues. Sans une compréhension claire du contrat, les copropriétaires peuvent faire face à des coûts imprévus et des frais additionnels. Le contrat de syndic est réglementé (décret du 26 mars 2015) et tous les syndics doivent s’y soumettre. Il y a toutefois certaines différences qui résident dans les tarifs. Détaillons ensemble les points essentiels.
Le contrat de syndic en détail
Ce contrat définit les obligations et les missions du syndic ainsi que les modalités de sa rémunération. Vous pouvez prendre connaissance du préambule qui précise la désignation du syndic ainsi que l’objet du contrat. Ce dernier indique aussi sa durée ainsi que les conditions de renouvellement et de résiliation.
Vous y trouverez par ailleurs le montant des honoraires et les modalités de leur révision. De même, vous pouvez prendre connaissance des missions et des obligations du syndic, les termes techniques ou encore les clauses spécifiques. Les trois derniers points que vous devez comprendre sur le contrat de syndic sont les dispositions légales, la rémunération, la date et le lieu de signature.
Les 8 points essentiels à décrypter dans un contrat de syndic
Avoir une meilleure compréhension du contrat de syndic passe par le décryptage de 8 points essentiels.
Les missions du syndic
Cette partie vous permet de connaître l’ensemble des missions de votre syndic durant son mandat. Bien d’autres missions du syndic y sont détaillées :
- il prend en charge l’administration et la conservation de l’immeuble,
- l’organisation des assemblées générales,
- la gestion des travaux et des réparations courantes de l’immeuble,
- la gestion des sinistres et des assurances de l’immeuble,
- la tenue de la comptabilité et l’élaboration du budget prévisionnel de la copropriété,
- la gestion des impayés de charges de copropriété,
- la communication et l’information des copropriétaires sur les décisions prises.
Vous pouvez aussi trouver la gestion des contrats d’entretien et de maintenance de l’immeuble. Les missions du syndic varient toutefois en fonction des besoins de la copropriété.
Les honoraires du syndic
Le montant des honoraires figurent dans cette partie du contrat de syndic. Le tarif forfaitaire correspondant aux honoraires de gestion courante est fonction de la taille de la copropriété, de sa complexité, de la nature de ses équipements, de la présence ou non d’un employé d’immeuble et d’éventuels contentieux.
La durée du contrat de syndic
Cette partie indique la période pendant laquelle le syndic est responsable de la gestion de l’immeuble. La durée du contrat est fixée en assemblée générale et correspond à la durée du mandat. Habituellement, la durée est de 15 à 18 mois. Le mandat est donc soumis à renouvellement, lors de l’assemblée générale suivante, pour une nouvelle durée. La loi ALUR prévoit la possibilité d’un mandat de 36 mois au maximum, auquel cas le contrat n’est pas soumis à renouvellement, à chaque assemblée générale sauf si un copropriétaire demande de porter ce point à l’ordre du jour. Il peut également arriver que le syndic propose un contrat de 36 mois, en gelant les évolutions d’honoraires pour que les copropriétaires aient une certaine visibilité sur le montant des honoraires durant cette période.
Habituellement, les contrats prévoient un système d’indexation par an selon un indice pré établi. Certains choisissent l’indice SYNTEC tandis que d’autres déterminent l’ICC (Indice du coût de la construction).
Les obligations du syndic
Les obligations définissent les responsabilités légales du syndic envers le syndicat des copropriétaires. Il s’agit de :
- la tenue d’une comptabilité précise et à jour de la copropriété,
- la communication régulière et l’information des copropriétaires sur la gestion de la copropriété,
- la mise à disposition des documents et informations nécessaires à la compréhension de la situation de la copropriété,
- la mise en conformité de l’immeuble avec les réglementations en vigueur (sécurité incendie, accessibilité, etc.),
- la gestion rigoureuse des fonds de la copropriété,
- la garantie de la bonne exécution des travaux et prestations confiés aux entreprises par la copropriété,
- la délivrance d’une fiche synthétique de la copropriété à chaque copropriétaire.
Les syndics ont aussi l’obligation de respecter la loi et les dispositions réglementaires en vigueur ou de gérer des archives et des documents de la copropriété. En cas de manquement à une obligation, le syndic peut être tenu responsable et sa responsabilité civile ou pénale peut être engagée.
Les modalités de renouvellement du contrat
Les modalités de renouvellement définissent les conditions dans lesquelles le contrat peut être renouvelé à la fin de sa durée. En général, le contrat de syndic est conclu pour une durée de un à trois ans, renouvelable par tacite reconduction. Depuis l’entrée en vigueur de la loi ALUR en 2014, les copropriétaires ont la possibilité de mettre en concurrence plusieurs syndics pour la gestion de leur copropriété. Ils peuvent ainsi choisir librement le syndic qui leur semble le plus compétent et le plus adapté à leurs besoins.
Les modalités de résiliation du contrat de syndic
Elles définissent les conditions dans lesquelles le contrat peut être résilié par les copropriétaires ou le syndic lors de l’assemblée générale annuelle. La décision doit être prise à la majorité des voix exprimées.
La résiliation en cours de contrat de syndic peut se faire par le syndic en cas de non-paiement des honoraires, ou de manquement aux obligations du syndic par le syndicat des copropriétaires. Un préavis de trois mois est en général prévu, mais peut varier en fonction des clauses du contrat. La loi ALUR permet toutefois de mettre fin au contrat de syndic à tout moment, sans avoir à attendre l’assemblée générale annuelle.
La rémunération complémentaire du syndic
Le syndic peut demander des honoraires complémentaires en plus de sa rémunération annuelle. Ils peuvent être liés à des prestations complémentaires dont les honoraires sont fixés dans le contrat ou à des travaux spécifiques dont les honoraires donnent lieu à un vote en AG, au moment du vote des travaux en question.
Les modalités de révision des honoraires
Elles déterminent les conditions dans lesquelles les honoraires du syndic peuvent être révisés en cours de contrat. Ces honoraires sont fixés pour une période déterminée, souvent d’un an, et peuvent être révisés chaque année lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Les modalités de calcul des honoraires et les conditions de révision doivent également figurer dans le contrat. Les contrats prévoient habituellement un système d’indexation par an selon un indice préétabli, indice SYNTEC ou alors l’ICC (Indice du Coût de la Construction).
Conseils pratiques pour bien négocier votre contrat de syndic
Négocier un contrat de syndic est un exercice délicat qui peut s’avérer complexe pour les copropriétaires. Voici quelques conseils pour bien discuter du contrat si vous êtes en copropriété.
Anticipez le renouvellement du contrat de syndic
Vous devez réfléchir au renouvellement du contrat de syndic plusieurs mois avant la date d’échéance pour mieux étudier les différents contrats proposés et négocier les meilleures conditions.
Faites jouer la concurrence
Pour obtenir les meilleures conditions pour le contrat, faites jouer la concurrence en contactant plus d’un syndic professionnel et comparez leurs offres. Demandez des devis détaillés et étudiez bien les prestations proposées.
Préparez la négociation du contrat de syndic
Avant de négocier le contrat de syndic, vous devez vous préparer en listant les points à négocier et en vous renseignant sur les tarifs pratiqués par les syndics professionnels. N’hésitez pas à consulter les autres copropriétaires pour connaître leurs attentes et leurs besoins.
Négociez les tarifs du contrat de syndic
Les tarifs pratiqués par les syndics professionnels peuvent considérablement varier d’un contrat à l’autre. Prenez le soin de négocier les tarifs en fonction des prestations proposées et de la taille de la copropriété.
Lisez bien le contrat
Avant de signer le contrat de syndic, lisez les tarifs proposés. Assurez-vous également que les missions du syndic sont bien définies et que les tarifs sont clairement indiqués. Si vous êtes d’accord avec toutes les conditions, vous pouvez alors signer le contrat.
En somme, il est primordial de bien comprendre et décrypter les termes et conditions tarifaires d’un contrat de syndic pour éviter des situations désagréables. Prenez le temps d’anticiper le renouvellement du contrat, faites jouer la concurrence et négociez les tarifs en fonction des besoins spécifiques de la copropriété. Enfin, assurez-vous de lire attentivement et vérifier les clauses du contrat avant de le signer. Ainsi, vous serez mieux armé pour gérer efficacement votre copropriété et ses enjeux.
