Par l’équipe Door-In, réseau de cabinets de syndic de copropriété. Plus de 500 immeubles et 15 000 lots gérés en France depuis 1964.
Des mails sans réponse depuis des semaines, un standard qui ne décroche pas, un gestionnaire qui change tous les six mois, des trDes courriels sans réponse, un standard injoignable, une fuite dans les parties communes qui attend depuis des semaines : un syndic qui ne répond pas est l’une des premières causes de tension en copropriété. La loi donne pourtant aux copropriétaires et au conseil syndical des moyens d’action précis, du simple rappel écrit jusqu’au changement de syndic. L’essentiel est de les utiliser dans le bon ordre, en gardant des traces à chaque étape. Voici la marche à suivre.
L’essentiel en 30 secondes
Face à un syndic qui ne répond pas, commencez par des relances écrites datées, puis saisissez le conseil syndical, qui peut exiger la communication de tout document sous un mois, sous peine de pénalités de retard imputées sur la rémunération du syndic (article 21 de la loi du 10 juillet 1965). Si l’inertie persiste, adressez une mise en demeure par lettre recommandée. Le conseil syndical ou des copropriétaires représentant au moins un quart des voix peuvent ensuite exiger la convocation d’une assemblée générale, que le président du conseil syndical convoque lui-même si le syndic ne réagit pas sous huit jours (article 8 du décret du 17 mars 1967). Cette assemblée peut révoquer le syndic et en désigner un nouveau à la majorité de l’article 25.
Ce que votre syndic est tenu de faire
Ses obligations légales
Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 le charge d’exécuter les décisions de l’assemblée générale, d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation et à son entretien, et, en cas d’urgence, de faire procéder de sa propre initiative aux travaux nécessaires à sa sauvegarde. Un syndic qui laisse une décision votée sans suite ou un sinistre sans traitement manque à ces obligations.
Ses engagements contractuels
Le contrat de syndic, conforme au contrat type, précise les jours et heures d’accueil du cabinet, le dispositif de contact en cas d’urgence, le nombre de visites de l’immeuble et de réunions avec le conseil syndical. Relisez-le : ces engagements chiffrés sont votre meilleure référence pour objectiver un défaut de réactivité. Notre guide pour décrypter un contrat de syndic vous aide à les repérer.
Les recours, étape par étape
Étape 1 : relancer par écrit et garder des traces
Formulez votre demande par écrit, via l’extranet de la copropriété ou par courriel, en précisant l’objet, la date et le délai de réponse attendu. Conservez chaque échange. Un appel téléphonique sans suite ne prouve rien, alors qu’une série de messages datés constitue un dossier. Mettez le conseil syndical en copie : un problème partagé pèse plus lourd qu’une réclamation isolée.
Étape 2 : saisir le conseil syndical
Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion (article 21 de la loi de 1965). Il peut prendre connaissance et copie de toutes les pièces relatives à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété. Si le syndic ne transmet pas les documents demandés dans un délai d’un mois, des pénalités par jour de retard sont imputées sur sa rémunération forfaitaire annuelle. Ce levier est souvent suffisant pour relancer un dossier bloqué.
Étape 3 : adresser une mise en demeure
Si les relances restent sans effet, envoyez au syndic une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Rappelez précisément les demandes restées sans réponse, les dates de vos relances, l’obligation légale ou contractuelle en cause, et fixez un délai raisonnable pour agir. La mise en demeure marque le passage à une phase formelle et sera indispensable si le litige se poursuit.
Étape 4 : faire convoquer une assemblée générale
Le conseil syndical, ou des copropriétaires représentant au moins un quart des voix, peuvent demander au syndic de convoquer une assemblée générale (article 8 du décret du 17 mars 1967). Si le syndic ne donne pas suite dans les huit jours d’une mise en demeure restée infructueuse, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l’assemblée. Un copropriétaire seul peut aussi demander la convocation d’une assemblée, à ses frais, pour les questions qui ne concernent que ses propres droits ou obligations (article 17-1 AA de la loi de 1965).
Si l’assemblée annuelle approche, il suffit de faire inscrire la question à son ordre du jour : notre méthode pour mettre une résolution à l’ordre du jour de l’AG vous donne un modèle de lettre.
Étape 5 : révoquer ou remplacer le syndic
L’assemblée générale peut révoquer le syndic à la majorité de l’article 25 de la loi de 1965, pour un motif sérieux et légitime, faute de quoi il pourrait réclamer une indemnité. Le contrat peut aussi être résilié en cas d’inexécution suffisamment grave de ses obligations. Dans la plupart des cas, la solution la plus sûre consiste à désigner un nouveau syndic lors de la même assemblée, avec une date de prise d’effet précise, afin que la copropriété ne se retrouve jamais sans gestionnaire. Le conseil syndical aura au préalable mis en concurrence plusieurs contrats (article 21).
Étape 6 : saisir la justice
Le syndic engage sa responsabilité envers le syndicat des copropriétaires pour les fautes commises dans l’exécution de son mandat. Si son inaction a causé un préjudice, par exemple une aggravation de dégâts ou une pénalité subie par la copropriété, une action en réparation est possible devant le tribunal judiciaire. Lorsque l’équilibre financier de la copropriété est gravement compromis ou qu’elle ne peut plus pourvoir à la conservation de l’immeuble, des copropriétaires représentant au moins 15 % des voix peuvent demander au président du tribunal judiciaire la désignation d’un administrateur provisoire (article 29-1 de la loi de 1965). Et si la copropriété se retrouve sans syndic, tout intéressé peut demander la désignation d’un administrateur provisoire (article 47 du décret de 1967).
En cas d’urgence dans l’immeuble
Face à une fuite importante, un ascenseur bloqué ou un risque pour la sécurité, utilisez d’abord le numéro d’urgence prévu au contrat du syndic. En l’absence de réponse, prévenez le président du conseil syndical, sécurisez la situation dans la mesure du possible et contactez directement les prestataires sous contrat avec la copropriété, dont les coordonnées figurent souvent dans les parties communes ou sur l’extranet. Documentez tout, photos et horaires compris : ces éléments serviront pour l’assurance et, si besoin, pour engager la responsabilité du syndic.
Documents non transmis : ce que vous pouvez exiger
Le syndic professionnel doit mettre à la disposition des copropriétaires un espace en ligne sécurisé contenant les documents de la copropriété, dont la liste minimale est fixée par le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 : règlement de copropriété, procès-verbaux des assemblées, contrat de syndic, carnet d’entretien, notamment. Chaque copropriétaire peut aussi consulter les pièces justificatives des charges pendant la période qui précède l’assemblée générale appelée à approuver les comptes (article 18-1 de la loi de 1965). Au-delà, c’est le conseil syndical qui dispose du droit de communication le plus large, assorti des pénalités de retard évoquées plus haut.
Quand faut-il changer de syndic ?
Un retard ponctuel ne justifie pas un changement. En revanche, une absence de réponse répétée malgré les relances, des décisions d’assemblée non exécutées, des documents systématiquement transmis en retard ou un turnover incessant des gestionnaires sont des signaux qui ne trompent pas. Dans ces cas, mieux vaut préparer la transition calmement, plusieurs mois avant l’assemblée générale, que la subir dans l’urgence. Notre guide pour changer de syndic étape par étape détaille le calendrier.
Questions fréquentes
Que faire si mon syndic ne répond pas à mes courriels ?
Relancez par écrit en fixant un délai, conservez vos échanges et mettez le conseil syndical en copie. Sans réponse, adressez une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.
Le conseil syndical peut-il sanctionner le syndic ?
Indirectement, oui. Si le syndic ne transmet pas dans un délai d’un mois les documents demandés par le conseil syndical, des pénalités par jour de retard sont déduites de sa rémunération forfaitaire (article 21 de la loi de 1965). Le conseil syndical peut aussi faire inscrire sa révocation à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
Peut-on convoquer une assemblée générale sans le syndic ?
Oui, dans un cas précis. Si le syndic ne convoque pas l’assemblée demandée par le conseil syndical ou par des copropriétaires représentant au moins un quart des voix, le président du conseil syndical peut la convoquer lui-même après une mise en demeure restée sans effet pendant huit jours (article 8 du décret de 1967).
Quelle majorité pour révoquer un syndic ?
La majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, c’est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires. La révocation doit reposer sur un motif sérieux et légitime.
Peut-on changer de syndic avant la fin de son contrat ?
Oui. L’assemblée générale peut désigner un nouveau syndic à tout moment et fixer la date de prise d’effet de son mandat. En cas de manquements graves, le contrat en cours peut être résilié ou le syndic révoqué.
Le syndic peut-il être tenu responsable de son inaction ?
Oui. Mandataire du syndicat, il répond des fautes commises dans sa gestion. Si son inaction a causé un préjudice à la copropriété, celle-ci peut lui réclamer réparation devant le tribunal judiciaire.
Conseil syndical : exigez un syndic joignable
La réactivité n’est pas un luxe, c’est le cœur de la mission d’un syndic. Chez Door-In, chaque copropriété a un gestionnaire identifié, joignable directement, et nos engagements de disponibilité figurent noir sur blanc dans le contrat. Votre syndic actuel ne répond plus ? Demandez un devis et comparez nos engagements avec ceux de votre contrat.
Sources : loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (articles 17-1 AA, 18, 18-1, 21, 25 et 29-1) ; décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (articles 8 et 47) ; décret n° 2019-502 du 23 mai 2019.
