L’assemblée générale de copropriété est indispensable pour faciliter la gestion du bien immobilier commun. La tenue de cette réunion obligatoire exige cependant une organisation minutieuse. Il faut en effet envoyer une convocation aux copropriétaires pour s’assurer de leur présence à la séance. De quoi s’agit-il ? Que faut-il savoir sur la convocation à l’assemblée générale de copropriété ?
Qu’est-ce qu’une assemblée générale de copropriété ?
En vertu de la loi, les copropriétaires ont le droit de se prononcer sur les prises de décisions en rapport avec leur immeuble. L’assemblée générale de copropriété est une réunion organisée à cet effet. Elle permet à chaque copropriétaire de donner son point de vue sur une question à l’ordre du jour, voire de voter une résolution.
L’assemblée générale de copropriété a le même objectif qu’une séance de prise de décision au sein d’une société ou d’une association. Dans une entreprise, cette instance va offrir la possibilité aux actionnaires ou aux dirigeants d’adopter des politiques précises pour le bon développement de leurs activités. Au cours de la séance, ils peuvent redéfinir les statuts de la société, transférer l’adresse du siège social, voire céder une partie des actions de l’entreprise.
L’assemblée générale au sein d’une copropriété suit la même logique. Elle se tient une fois par an et aide à soumettre au vote des copropriétaires des dispositions inscrites à l’ordre du jour. Au cours d’une assemblée générale de copropriété, les invités peuvent donner leur avis sur :
- la modification des statuts de la copropriété (articles de fonctionnement de l’association des copropriétaires),
- le choix des membres du conseil syndical et du syndic de copropriété,
- les actes d’administration,
- le vote des travaux,
- l’acquisition ou la cession des parties communes…
Des assemblées générales extraordinaires sont à même d’être organisées en cas de situation exceptionnelle au sein d’une copropriété. Ces séances peuvent être initiées par le syndic, le conseil syndical ou un copropriétaire.
Qui convoque l’assemblée générale de copropriété ?
En règle générale, le syndic de copropriété est l’organisme chargé de convoquer une assemblée réunissant l’ensemble des copropriétaires. Il est en mesure de le faire quand cela lui parait nécessaire.
Le conseil syndical et quelques membres copropriétaires sont à même de demander au syndic d’organiser une assemblée générale. Selon le règlement de copropriété en vigueur, il peut accéder ou non à leur requête.
Dans certains cas, le président du conseil syndical a la possibilité d’envoyer une convocation à une assemblée générale de copropriété aux copropriétaires. C’est souvent le cas, lorsque le syndic refuse d’organiser une réunion suite à sa requête. Une assemblée générale peut être également convoquée par un ou plusieurs copropriétaires dans des situations exceptionnelles.
En cas d’absence de syndic de copropriété ou du conseil syndical, cela reste faisable. Si les copropriétaires constatent une inaction de la part du conseil syndical, ils peuvent aussi envoyer une convocation à une assemblée générale aux autres membres. Vous allez tout de même devoir respecter des formalités précises pour assurer la tenue de la réunion.
Quand doit-on convoquer une assemblée générale en copropriété ?
La convocation à une assemblée générale de copropriété doit être adressée aux copropriétaires à temps. Cela permet de s’assurer que tous les membres puissent honorer l’invitation. Dans une copropriété, l’assemblée générale ordinaire doit se tenir six mois après la clôture des comptes de charge de l’année écoulée.
Si l’exercice comptable a été clôturé le 1er janvier, la séance doit être organisée le 1er juillet au plus tard. La convocation sera alors envoyée au moins 21 jours avant la date de la tenue de la réunion.
Le délai d’envoi de convocation à une assemblée générale peut varier selon le règlement établi au sein d’une société ou d’une association. C’est également le cas dans une copropriété. En fonction du règlement applicable, le délai d’envoi de convocation peut être plus long ou plus court.
Comment se prépare la convocation d’une assemblée générale de copropriété ?
La convocation est un document qui favorise la tenue d’une assemblée générale de copropriété. Son envoi nécessite une organisation minutieuse. La préparation d’une convocation à une assemblée générale de copropriété passe par l’inscription des questions à l’ordre du jour. Les sujets à aborder seront listés sur chaque modèle du document envoyé aux membres. Les points retenus doivent donner droit à un vote.
Tous les copropriétaires peuvent demander une inscription de leurs questions à l’ordre du jour via une lettre recommandée avec accusé de réception. Ils doivent cependant le faire en respectant un délai fixé par le syndic.
Une fois les questions à l’ordre du jour retenues, ce dernier choisit le lieu de la tenue de l’assemblée générale. Le syndic de copropriété s’assure par la suite que tous les documents sont fournis pour faciliter la prise de décision aux membres.
Que doit contenir la convocation à l’assemblée générale de copropriété ?
La tenue d’une assemblée générale de copropriété est régie par la loi. Elle donne lieu à des prises de décisions importantes comme la modification des statuts de la copropriété par exemple.
La convocation de cette assemblée générale doit alors respecter certaines formalités. Ce document peut être physique ou électronique. Une convocation à l’assemblée générale comporte :
- le lieu, la date et l’heure de tenue de l’assemblée,
- les questions inscrites à l’ordre du jour,
- les modalités de vérification des comptes de charges de la copropriété,
- le formulaire de vote par correspondance (respectant un modèle type)…
Tous les documents permettant aux membres d’analyser la portée des questions qui seront abordées doivent être fournis par le syndic. Les conditions de validité de la prise de décision au cours de l’assemblée générale peuvent être également précisées. Les annexes comptables font aussi partie des documents à joindre à la convocation.
Que se passe-t-il après l’envoi des convocations ?
Tout comme dans les sociétés, l’envoi d’une convocation au sein d’une copropriété requiert une confirmation de réception de la part des personnes conviées. Dans une entreprise, chaque actionnaire invité à la réunion doit répondre à la demande. Cela fonctionne de la même manière au sein d’une association de copropriétaires. Les membres confirment la réception de la convocation à l’assemblée générale de copropriété et se prononcent sur l’effectivité de leur présence.
Les copropriétaires prennent connaissance de son contenu. Ils étudient chaque inscription à l’ordre du jour pour être sûrs de prendre une bonne décision au cours de l’assemblée.
Après la réception de la convocation, les membres de la copropriété se préparent pour donner leur avis lors de la réunion. Ils peuvent se faire représenter par un mandataire ou suivre l’assemblée via un moyen de communication électronique.
L’organisation d’une assemblée générale de copropriété implique l’envoi d’une convocation aux personnes concernées. Ce document comporte toutes les informations nécessaires pour faciliter la prise de décision aux membres. Il doit être envoyé au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale.
