Dans une copropriété, toutes les décisions sont prises par les copropriétaires eux-mêmes lors d’une assemblée générale. Ils sont tous tenus de participer à cette séance afin d’éviter que les autres membres décident à leur place. Avec Door-In, découvrez ce qu’il faut savoir sur cette réunion entre copropriétaires.
Comprendre l’assemblée générale de copropriété
Le statut de la copropriété des immeubles bâtis a été fixé par la loi du 10 juillet 1965. Elle régit le fonctionnement et l’organisation des copropriétés en France. Selon cette loi, l’ensemble des propriétaires de l’immeuble forme un syndicat de copropriétaires. Ce dernier est obligatoirement tenu de se rassembler au moins une fois par an lors d’une assemblée générale (AG). C’est au cours de cette séance que les copropriétaires prendront les décisions importantes en rapport avec l’immeuble.
Assemblée générale de copropriété : définition et rôle
L’assemblée générale de copropriété rassemble tous les propriétaires de l’immeuble. Cette réunion obligatoire assure un cadre légal pour mieux gérer le fonctionnement de la copropriété. Même si ce n’est pas obligatoire, la présence de tous les copropriétaires est recommandée lors de la séance.
C’est en effet au cours de l’assemblée générale de copropriété que les choix relatifs à l’immeuble sont faits. Selon les besoins de l’ensemble des propriétaires, le contenu à l’ordre du jour est souvent varié. Lors de cette instance, on peut par exemple :
- élire les membres du syndic et du conseil syndical,
- voter des travaux en copropriété (économie d’énergie, rénovation d’une partie commune, installation d’un ascenseur…),
- participer aux actes d’administration (souscription de contrats d’entretien, choix d’une assurance collective en copropriété, etc.),
- se prononcer sur la cession ou l’acquisition d’une partie commune…
L’objectif d’une assemblée générale de copropriété est de débattre des questions liées à la gestion de l’immeuble. Les décisions sont prises à la suite d’un vote. La voix de la majorité l’emporte en général sur celle de la minorité. Des assemblées générales extraordinaires (AGE) peuvent être organisées en cas de situation urgente. Il peut s’agir d’une prise de décision exceptionnelle comme :
- la réalisation des travaux après un sinistre,
- le besoin d’un copropriétaire ou du syndic de consulter expressément les autres membres,
- la révocation ou la modification d’un mandat dans l’immédiat,
- le changement de la situation d’un copropriétaire…
L’assemblée générale extraordinaire de copropriété respecte les mêmes règles qu’une réunion ordinaire.
Quels sont les acteurs impliqués dans la tenue d’une assemblée générale de copropriété ?
L’assemblée générale est souvent convoquée par le syndic de copropriété. Tous les copropriétaires ou leurs mandataires y sont donc conviés. Chaque invité peut soumettre une question ou un sujet à l’ordre du jour. Le syndic de copropriété, les copropriétaires et leurs représentants (ou mandataires) sont donc les acteurs impliqués dans cette réunion.
Préparation de l’assemblée générale de copropriété
Au regard de son importance, l’organisation d’une assemblée générale de copropriété nécessite une bonne préparation. Le syndic et le conseil syndical doivent œuvrer pour assurer sa réussite. Ces acteurs sont tenus de créer l’ordre du jour de l’assemblée générale et de rédiger les résolutions.
La création de l’ordre du jour de l’assemblée générale
L’assemblée générale de copropriété permet de débattre sur différents sujets en rapport avec l’immeuble. Seuls les points inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée générale auront cependant droit à un vote, voire à une prise de décision. C’est pourquoi il est nécessaire d’établir la liste des questions à aborder par les copropriétaires au cours de l’assemblée.
Le syndic est l’autorité qualifiée pour créer l’ordre du jour retenu pour l’AG. Tout copropriétaire est en mesure de soumettre une ou plusieurs questions à débattre au cours de l’assemblée. Les sujets sont tenus d’être clairs et précis. Ils doivent pouvoir donner lieu à un vote binaire (négatif ou positif). Chaque question soumise doit être rapportée à une résolution unique.
Par exemple, il serait inapproprié de voter des travaux de rénovation énergétique et de délivrer dans le même temps un mandat au conseil syndical pour leur prise en charge. Ces sujets sont distincts et ne peuvent être abordés au sein d’une seule résolution.
En revanche, l’élection du syndic de copropriété et l’approbation de son mandat sont étroitement liées. Il peut être donc possible de porter simultanément au vote des copropriétaires ces deux résolutions. Les propriétaires de l’immeuble sont informés 21 jours avant la date de tenue de l’assemblée générale. Ils doivent ainsi soumettre leurs questions pendant ce délai. Le syndic se verra sinon dans l’obligation de reporter leurs sujets à la prochaine assemblée.
La rédaction des résolutions de l’assemblée générale
Les questions à aborder lors de l’assemblée générale sont envoyées au syndic de copropriété via une lettre recommandée avec accusé de réception. Elles ne doivent pas résulter d’une simple observation. Un copropriétaire souhaitant effectuer, à ses frais, des travaux susceptibles d’affecter les parties communes de l’immeuble peut par exemple le soumettre à l’assemblée générale. Il doit apporter toutes les pièces nécessaires (contrat, plan, devis) pour permettre aux autres propriétaires de prendre une décision en connaissance de cause.
Le syndic de copropriété n’est pas en mesure de juger de la pertinence d’une question. Toute demande d’inscription effectuée avant le délai d’envoi des convocations doit être prise en compte par celui-ci. Dans le cas contraire, le copropriétaire dont la requête n’a pas été considérée peut se retourner contre le syndic de copropriété.
Convocation à l’assemblée générale de copropriété
L’assemblée générale de copropriété doit se tenir six mois après la fermeture de l’exercice comptable de l’année écoulée, au plus tard. De ce fait, le syndic de copropriété est tenu d’envoyer une convocation pour l’assemblée générale à chaque personne concernée par la réunion à temps. Il doit en effet convier tous les copropriétaires à l’assemblée 21 jours au minimum avant sa date de tenue.
Le syndic peut envoyer la convocation aux personnes concernées par lettre recommandée ou leur remettre le document en main propre contre une signature. La convocation à l’assemblée générale de copropriété est également susceptible d’être transmise par mail avec accusé de réception. Le copropriétaire doit tout de même donner son accord au préalable dans ce cas. Pour être valable, une convocation à l’assemblée générale de copropriété doit comporter :
- la date, le lieu et l’heure de l’assemblée,
- l’ordre du jour (les éventuels sujets à aborder),
- les différents modes de consultation des charges de copropriété,
- le formulaire nécessaire pour voter par correspondance.
Le syndic de copropriété est par ailleurs tenu de joindre certaines pièces à la convocation à l’assemblée. Il s’agit des fichiers comptables de la copropriété (budget, situation financière, compte de gestion…), d’éventuels projets de modification du règlement de la copropriété ou encore des différents contrats (syndic, travaux précis…). Le compte rendu du conseil syndical, les annexes comptables et les rapports d’exécution de mission du syndic peuvent être également joints à la convocation.
Tenue de l’assemblée générale de copropriété
Cette étape définit les différentes phases de la mise en œuvre de l’assemblée générale de copropriété, du déroulement à la prise de décision.
Le déroulement de la réunion
Les membres et les copropriétaires conviés à la réunion sont accueillis le jour de l’évènement. Une feuille de présence est signée pour rendre compte des personnes ayant répondu à l’appel. Les copropriétaires qui ne peuvent pas être présents à l’AG sont à même d’être représentés par d’autres membres (selon leur accord). Il est possible de prendre part à la séance via visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique. La feuille de présence de l’assemblée générale de copropriété concerne de ce fait :
- les copropriétaires et les mandataires présents physiquement à l’assemblée,
- les personnes (mandataires et copropriétaires) participant à l’évènement à distance,
- les copropriétaires ayant émis un vote via correspondance.
La feuille de présence renseigne sur le nom, le domicile et les tantièmes de chaque copropriétaire (et non du mandataire). Les personnes qui ont un mandat pour représenter certains propriétaires ne doivent pas signer en leur propre nom. Dès le début de l’assemblée, un président de séance est désigné pour coordonner chaque activité. Il contrôle la feuille de présence et veille à la régularité des votes.
Au cours de la séance, le secrétariat est en général assuré par le syndic, sauf décision contraire de l’assemblée. Les points inscrits à l’ordre du jour sont abordés les uns après les autres. Les copropriétaires donnent leur avis sur ces sujets par vote. Ils choisissent notamment entre « Pour » ou « Contre » à chaque décision évoquée. Les copropriétaires sont toutefois libres de s’abstenir de voter s’ils le désirent.
La prise de décision lors de l’assemblée
Les copropriétaires ont chacun un nombre de voix déterminé. Celui-ci correspond à leur quote-part de parties communes (encore appelées tantièmes). Si les tantièmes d’un copropriétaire dépassent ceux de la moitié, son nombre de voix change. Il est réduit à la somme des parties communes des autres membres. Selon l’objet du vote, la résolution ayant recueilli la voix de la majorité (simple, double, absolue ou unanimité) est adoptée.
Après l’assemblée générale de copropriété
À l’issue des votes, un procès-verbal est rédigé. Ce document évoque le décompte des voix. Il présente le résultat des votes et mentionne le nom et le nombre de voix des copropriétaires abstentionnistes ou opposants. Le procès-verbal d’assemblée générale est rédigé par le secrétaire de la séance (syndic ou copropriétaire désigné). À la fin de l’assemblée, le document est signé par les dirigeants de l’AG (directeur, secrétaire, scrutateur…).
Le syndic de copropriété inscrit le procès-verbal dans un registre prévu à cet effet. Tout copropriétaire est en mesure d’avoir une copie du document en faisant la demande auprès de cette autorité. Le syndic se charge d’informer les propriétaires opposants ou défaillants des différentes décisions prises. Ils disposeront alors d’un délai de deux mois pour contester ces dernières.
Assemblée générale de copropriété : points de vigilance et erreurs à éviter
L’assemblée générale de copropriété nécessite une bonne planification. Il faut éviter certaines erreurs lors de l’assemblée générale et veiller à envoyer les convocations dans les délais pour éviter toute situation malencontreuse. Tous les documents à fournir doivent être valides. Le syndic doit constituer l’ordre du jour avant la tenue de la séance. Une gestion inadéquate du temps et une mauvaise présentation des points inscrits à l’ordre du jour peuvent nuire au déroulement de l’assemblée.
Il convient également d’apprendre à gérer les conflits en copropriété et de trouver des solutions concrètes pour mieux faire face aux désaccords. Les décisions prises à l’issue de l’assemblée générale sont tenues d’être communiquées à l’ensemble des copropriétaires. Ces derniers ont le droit de les contester. De leur côté, les propriétaires de l’immeuble doivent respecter le cadre juridique de l’assemblée générale. En tant que copropriétaire, vous devez donc faire le nécessaire pour vous conformer aux exigences de la séance.
La réussite d’une assemblée générale de copropriété exige une organisation minutieuse. Il convient de bien rédiger les résolutions et de convoquer les copropriétaires à temps. Leurs droits doivent être respectés tout au long des votes et des prises de décision.
